Se a sua empresa ainda não utiliza um sistema de ordem de serviço, e a equipe externa utiliza papel durante as visitas, tenho uma notícia para você: pare imediatamente.
No post de hoje, vou mostrar um sistema de gestão de equipes externas, que traz uma solução para quem trabalha com ordem de serviço, 100% digital e online. Através dela, sua equipe poderá enxergar um aumento na qualidade das visitas aos clientes.
Conteúdo
O jeito certo de trabalhar com ordem de serviço
Antes que possamos entrar no assunto, já adianto qual não é o jeito certo: com papel.
O papel não garante autonomia à equipe externa. Enquanto os talões preenchidos não forem entregues ao gestor, a empresa não terá as informações das visitas. Além disso, existem muitos fatores externos que podem fazer com que essa informação não chegue, como:
- Extravio do documento;
- Caligrafia ilegível do cliente;
- Papel molhar durante o caminho.
Enquanto isso, do lado do gestor, ele precisará lidar com o trabalho de organizar uma pilha de papel, e em alguns casos, passar aquela informação para o computador. Portanto, vamos concordar nada disso é mais necessário.
Por isso, eu vou apresentar neste post uma solução: o Contele Gestor de Equipes, sistema de equipes externas, que entre suas funções, oferece ordem de serviço.
Com o Contele Gestor de Equipes, você substitui toda aquela papelada, por um relatório organizado com todas suas O.S no computador.
Veja agora os detalhes de como essa ferramenta funciona.
APP Contele Equipes: da visita, direto para o sistema
A ordem de serviço é feita após a realização de uma visita. Então, por que não digitalizar esse processo também?
O funcionário externo utiliza um aplicativo chamado Contele Equipes, onde ele visualiza todas as visitas que precisa fazer no dia.
Ao chegar no local determinado, ele dá um check-in e responde os formulários que o gestor determinou durante o planejamento da visita.
Ainda no aplicativo, o funcionário pode tirar e registrar fotos, comprovando visualmente que o trabalho foi feito (se for o caso). No final, ele coleta a assinatura do cliente, e finaliza a visita dando um check-out.
Após isso, ficam 2 opções que podem ser seguidas:
- O funcionário faz o envio da O.S pelo aplicativo (por e-mail ou WhatsApp);
- O gestor faz o envio pelo computador.
Envio da ordem de serviço pelo sistema
Todas as visitas são agrupadas no Relatório de Visitas. Nele, o gestor consegue visualizar tudo o que foi registrado pelo funcionário, e além disso, editar o que for necessário, como:
- Respostas do formulário;
- Número da O.S;
- Editar ou remover fotos.
Após isso, basta enviar o documento por e-mail ou WhatsApp.
Defina regras para as Ordens de Serviço
O Contele Gestor de Equipes possibilita que o gestor defina algumas regras para a O.S.
O gestor pode definir quais informações o cliente poderá ver, como por exemplo comentários feitos pelo funcionário, formulários e a movimentação de Produtos.
Ainda mais, o gestor também configura se o a O.S pode ou não ser enviada automaticamente ao cliente, após concluir uma visita.
Implante um sistema de ordem de serviço na sua equipe externa
Em conclusão, através de um sistema de ordem de serviço, toda a gestão se beneficiará com ele. Para o gestor, o benefício de não precisar mais lidar com uma papelada em cima da mesa. Para o funcionário, a praticidade de usar um aplicativo para enviar O.S.
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