O relatório de visita externa é uma forma da sua equipe de, além de registrar o que foi feito durante uma visita, servir como base para o gestor extrair informações para melhorar sua gestão e serviço.
Neste post, vou te apresentar como ter esse relatório de visita externa, além de mostrar o seu uso para prestar contas ao seu cliente.
Conteúdo
Qual a importância do relatório de visita externa
Cada vez mais é necessário o uso de tecnologia entre as empresas e colaboradores.
Um exemplo clássico disso é o controle de ponto, que não necessariamente precisa ser mais feito em máquinas físicas.
O relatório em si é importante para você ter métricas das visitas e ter o controle de tudo o que aconteceu na palma da sua mão para que tome as melhores decisões.
Falamos disso detalhadamente em outro post:
Métricas e KPIs para Aumentar em +200% as Visitas Externas da sua Equipe
Já um relatório de visita externa para prestar contas é importante para comprovar as visitas que foram realizadas e ter a possibilidade de enviar isso para o seu cliente.
Fazer isso estreita a comunicação com o cliente, valoriza o seu trabalho e evita desconfiança sobre o serviço prestado.
O que um relatório de visita externa para prestar conta precisa ter?
Se sua empresa planeja implementar essa ação no serviço, é necessário conhecer o que não pode faltar no relatório:
- Quantas visitas foram feitas;
- O que aconteceu durante a visita;
- Quem fez as visitas;
- Duração das visitas.
Esses dados podem ser obtidos através do preenchimento de checklists ou formulários que sua equipe externa pode fazer durante as visitas.
Caso sua empresa ainda não adote este tipo de medida no serviço, eu fiz um post explicando como montar um Checklist de Visita Gratuito e Eficaz.
Usando o Contele Gestor de Equipes para gerar relatórios automaticamente
Tem como organizar relatórios para prestar contas 100% no Excel?
A resposta é sim, porém, será necessário tomar muito do seu tempo para realizar este gerenciamento, tempo este que poderia ser utilizado para outras tarefas.
Sendo assim, eu recomendo que você utilize sistemas que foram feitos justamente para isso, com foco em produtividade e agilidade.
No Contele Gestor de Equipes, por exemplo, o gestor encontra todos os relatórios de visitas em uma tela só.
No exemplo abaixo, o gestor identifica o tipo de visita por meio de sua categoria (exemplo: padaria, restaurante, bar), duração da visita, OS, e etc.
Além disso, você pode exportar este relatório em PDF ou .XLSX (Excel) e enviá-lo diretamente para um ou mais e-mails (incluindo o do seu cliente).
Caso você queira apresentar ao seu cliente externo uma visão geral de todas as visitas realizadas em sua empresa, o gestor é capaz de gerar um extrato de visitas, com:
- Quantidade de visitas concluídas;
- Formulários respondidos;
- Duração Média das Visitas;
- Tempo Total em Visita.
Quero melhorar o relacionamento com o meu cliente
Neste post, foi apresentado uma solução para você criar um relatório de visita externa e assim prestar contas ao seu cliente.
Agora, está na hora de colocar a mão na massa!
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