Para qualquer equipe que trabalha com vendas externas, o relatório de visita comercial é uma ferramenta indispensável.
Ele não apenas permite que os gestores acompanhem o desempenho dos vendedores, mas também ajuda a tomar decisões estratégicas que podem melhorar os resultados da equipe e da empresa como um todo.
Entretanto, muitos relatórios acabam sendo ou muito burocráticos ou pouco informativos, o que pode comprometer a eficiência da equipe.
Para garantir que seu relatório comercial seja realmente funcional e estratégico, é importante equilibrar a coleta de dados essenciais com a praticidade.
Neste artigo, vamos explorar os elementos fundamentais que não podem faltar em um relatório comercial eficiente, garantindo que ele sirva de suporte tanto para os gestores quanto para os vendedores no campo.
Conteúdo
A Importância do Relatório Comercial
O relatório comercial vai além de ser uma formalidade. Ele desempenha um papel essencial na gestão de equipes externas, fornecendo dados estratégicos que auxiliam na análise de desempenho e na tomada de decisões.
Um relatório bem elaborado ajuda a identificar os clientes mais promissores, ajustar abordagens de vendas e garantir que o investimento em visitas está sendo bem aproveitado.
Entretanto, o sucesso de um relatório comercial depende da sua capacidade de ser claro, objetivo e prático. Relatórios que são complicados ou longos demais podem acabar perdendo o foco e não fornecer as informações necessárias de maneira eficiente.
O Que Não Pode Faltar no Relatório de Visita Comercial
Um bom relatório começa antes mesmo de o vendedor sair para a visita. O preparo é fundamental para aumentar as chances de sucesso, e isso começa com a coleta de dados essenciais sobre o cliente.
1. Informações Pré-Visita: Preparação é Chave
Antes da visita, o vendedor deve estar munido de informações básicas sobre o cliente. Isso inclui:
- Localização: planejar o trajeto, entender a região;
- Porte da empresa: o tamanho da empresa impacta o tipo de abordagem;
- Segmento de mercado: saber qual o ramo de atuação do cliente permite personalizar o pitch de vendas;
- Presença digital: verificar o site e redes sociais pode fornecer insights sobre como o cliente se posiciona e quais suas possíveis necessidades.
Essas informações ajudam o vendedor a se preparar melhor, ajustando sua abordagem para se alinhar às expectativas e desafios específicos do cliente. Um vendedor bem preparado já está um passo à frente na negociação.
2. Durante a Visita: Coletando Informações Estratégicas
Na visita, o objetivo é reunir o máximo de informações que possam auxiliar o gestor a entender o progresso da negociação e a planejar os próximos passos. No entanto, isso deve ser feito de forma objetiva, sem burocracia. Abaixo estão os principais pontos que não podem faltar no relatório comercial:
- Confirmação da visita via GPS: usar uma ferramenta de GPS para confirmar a visita é uma maneira prática de eliminar dúvidas sobre a realização da mesma;
- Custo da visita: quanto foi gasto em quilometragem, combustível e outros custos? Saber o custo de cada visita ajuda a analisar a eficiência da equipe e a rentabilidade de cada cliente;
- Quem atendeu: foi o decisor da empresa, um influenciador ou outra pessoa? Essa informação é crucial para entender o andamento da negociação e saber se o vendedor está falando com a pessoa certa;
- Apresentação de vendas: o pitch foi apresentado? Se sim, quais foram os pontos principais? Se não, qual foi o motivo?;
- Probabilidade de fechamento: após a visita, o vendedor deve ter uma noção clara de como o cliente recebeu a proposta. Existe uma boa chance de fechamento imediato ou será necessário mais trabalho?
Essas informações são estratégicas, permitindo que o gestor tenha uma visão clara sobre cada cliente, a efetividade das visitas e o estágio de cada negociação.
Simplificando sem Perder Valor
Um erro comum em muitos relatórios é o excesso de burocracia. Relatórios longos e detalhados demais consomem o tempo dos vendedores e acabam gerando dados que nem sempre são úteis. O ideal é manter o relatório o mais simples possível, focando nas informações que realmente importam.
Por exemplo, a confirmação de visita via GPS pode eliminar a necessidade de relatórios sobre o local da visita.
Da mesma forma, perguntas diretas como “Quem atendeu?” e “Qual a probabilidade de fechamento?” são muito mais úteis do que um levantamento exaustivo de detalhes que não contribuem para a tomada de decisão.
Relatório de Visita Comercial como Ferramenta de Gestão
Um relatório comercial bem elaborado permite que o gestor tenha uma visão clara do desempenho da equipe de vendas externas e do andamento das negociações. Com ele, é possível:
- Identificar quais clientes estão mais próximos de fechar negócio;
- Verificar quais visitas estão gerando mais custo do que retorno;
- Ajustar as estratégias de vendas com base nas interações entre vendedores e clientes.
Ao simplificar o processo de coleta de dados e focar em informações estratégicas, o relatório se torna uma ferramenta poderosa para a gestão, em vez de um fardo burocrático.
Modelo Gratuito de Relatório de Visita Comercial
Elaborar um relatório de visita comercial eficiente requer um equilíbrio entre simplicidade e profundidade. Quanto mais focado nas informações estratégicas, mais útil ele será para a equipe de vendas e para os gestores.
Quer otimizar ainda mais o processo de gestão de visitas comerciais? Experimente o nosso modelo de relatório de visita comercial, uma ferramenta prática e personalizável que pode ser adaptada às necessidades específicas da sua equipe. Baixe gratuitamente e comece a usar hoje mesmo!
Você também pode inserir o logo da sua empresa, e personalizar com as informações conforme a sua necessidade:
Chega de Papelada: Como fazer um Relatório Digital e Gratuito
Se assim como eu, o seu objetivo é reduzir a papelada na equipe externa, recomendo muito que digitalize essa operação.
Veja nesta Live, Como fazer uma Ordem de Serviço Digital e Gratuita e se livre do uso do papel na operação da sua equipe externa.
Dica: Apesar da Live se tratar de Ordem de Serviço, o método ensinado pode servir também para Relatório de Visitas Comerciais.
Turbine a gestão da sua equipe externa com lives semanais gratuitas
Se você cuida da equipe externa da sua empresa, e gostou do conteúdo deste post, gostaria de deixar um convite:
Inscreva-se nas Lives Semanais sobre Gestão de Equipes Externas, e aprenda métodos e técnicas, gratuitamente, que vão potencializar a sua gestão, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
Participe da Comunidade Equipes Externas no WhatsApp
Além de poder trocar informações e experiências com gestores de equipes externas, você pode receber todos os conteúdos novos do blog e canal do Youtube diretamente no seu celular.
Basta clicar no botão abaixo e entrar no grupo, é totalmente grátis!
P.S.: Temos regras no grupo para manter o foco no assunto de Equipes Externas, portanto ao entrar veja a descrição e aproveite muito a nossa comunidade!
