O reembolso por quilômetro rodado é uma prática essencial para empresas que utilizam o veículo do colaborador em suas operações, garantindo uma compensação justa pelos custos envolvidos.

Se você já adota essa prática, sabe o quanto pode ser vantajosa, mas também sabe que definir o valor correto pode ser desafiador. No entanto, esse cálculo não precisa ser feito de forma “aleatória” – ele deve ser baseado em critérios técnicos e parâmetros bem definidos.

Neste artigo, vamos mostrar um passo a passo prático de como calcular o valor de reembolso por quilômetro rodado, garantindo justiça tanto para a empresa quanto para o colaborador.

O Que é o Reembolso de Quilometragem?

O reembolso de quilometragem é uma maneira justa de compensar o colaborador pelos custos de utilizar seu veículo pessoal em atividades de trabalho. Entre os custos considerados no reembolso, podemos citar:

  • Combustível;
  • Manutenção;
  • Impostos (IPVA, licenciamento);
  • Seguro;
  • Limpeza;
  • Depreciação do veículo.

Passo 1: Defina o Veículo Padrão

O primeiro passo para calcular o reembolso por quilômetro rodado é definir um veículo padrão para servir de referência. Isso é importante porque diferentes veículos têm custos de manutenção, consumo de combustível e depreciação variados. No nosso exemplo, vamos adotar o modelo Gol 1.0 0 KM.

Este veículo será a base para estimar custos de combustível, manutenção e outros fatores envolvidos no uso diário do carro.

Passo 2: Estime o Quilômetro Rodado Anual

Agora, é preciso definir a média de quilômetros rodados por ano pelos colaboradores que utilizam seus veículos. Essa estimativa é essencial para que o cálculo seja justo e reflita o uso real do carro.

Aqui estão dois exemplos comuns:

  • Colaborador A roda 24.000 km por ano (2.000 km por mês)
  • Colaborador B roda 100.000 km por ano

No nosso exemplo, vamos considerar o valor de 24.000 km rodados por ano.

Passo 3: Estabeleça os Indicadores de Reembolso por km rodado

Aqui é onde começamos a trabalhar os principais custos associados ao uso do carro. Vamos ver cada um deles com mais detalhes:

A) Combustível

O custo com combustível é um dos principais fatores no reembolso. Para calcular corretamente, usamos a seguinte fórmula:

Custo do combustível (R$ por KM) = Preço do litro do combustível / Consumo médio do veículo (km/l)

No caso do Gol 1.0, que faz uma média de 14,75 km/l, e considerando o preço do combustível a R$ 3,76, temos:

Custo do combustível = 3,76 / 14,75 = R$ 0,25 por km rodado

B) IPVA, Seguro Obrigatório e Licenciamento

Esses custos são importantes e também podem ser incluídos no reembolso. A fórmula é simples:

Custo de IPVA + Seguro Obrigatório + Licenciamento (R$ por KM) = (Valor total dos impostos e taxas) / Quilometragem rodada por ano

Supondo que o valor do IPVA, seguro obrigatório e licenciamento somados seja de R$ 1.385,72 no ano, temos:

Custo dos impostos e taxas = 1.385,72 / 24.000 = R$ 0,06 por km rodado

C) Manutenção

A manutenção preventiva é fundamental para a segurança e o bom funcionamento do veículo. Para calcular esse custo:

Custo de manutenção (R$ por KM) = Valor das revisões no ano / Quilometragem rodada por ano

Para o Gol 1.0, considerando duas revisões por ano que totalizam R$ 980,67, temos:

Custo de manutenção = 980,67 / 24.000 = R$ 0,04 por km rodado

Revisões obrigatórias do GOL Mil 0 KM:

quadro de revisão gol para reembolso km rodado

A recomendação das concessionárias, em geral, é que a revisão deve ser feita a cada 10.000 Km ou 6 meses de tempo de uso, de acordo com o que acontecer primeiro.

D) Depreciação

A depreciação ocorre naturalmente com o uso do veículo, e também deve ser incluída no cálculo do reembolso. A fórmula é:

Custo da depreciação (R$ por KM) = Valor da depreciação do veículo (3 anos) / Quilometragem total rodada em 3 anos

No nosso exemplo, o Gol 1.0 deprecia de R$ 40.000 para R$ 24.000 após 3 anos. O valor depreciado é de R$ 16.000.

Custo da depreciação = 16.000 / 72.000 = R$ 0,22 por km rodado

E) Limpeza:

Se o veículo estiver adesivado com a marca da empresa, a manutenção da limpeza do carro também pode ser incluída no cálculo. Vamos supor que a empresa pague uma lavagem semanal, ao custo de R$ 35.

Custo da limpeza (R$ por KM) = (Número de lavagens por ano x custo da lavagem) / Quilometragem rodada por ano

Com 48 lavagens por ano, temos:

Custo da limpeza = (48 x 35) / 24.000 = R$ 0,07 por km rodado

F) Seguro:

O seguro é outro item que pode ser considerado no reembolso. Supondo que o seguro anual do Gol 1.0 seja de R$ 2.600, temos:

Custo do seguro (R$ por KM) = Valor do seguro anual / Quilometragem rodada por ano

Custo do seguro = 2.600 / 24.000 = R$ 0,11 por km rodado

Passo 4: Defina a Participação da Empresa

Nem todos os custos precisam ser totalmente cobertos pela empresa. Em muitos casos, pode-se dividir os custos com o colaborador, de forma proporcional.

No nosso exemplo, a participação da empresa em cada custo seria assim:

  • Combustível: 100%;
  • IPVA, seguro obrigatório e licenciamento: 50%;
  • Manutenção: 100%;
  • Depreciação: 100%;
  • Limpeza: 50%;
  • Seguro: 50%.

Somando tudo, o valor final do reembolso por quilômetro rodado seria de R$ 0,63.

Chegar a um valor de reembolso por quilômetro rodado pode parecer complicado, mas com critérios bem definidos e a participação de todas as partes, o processo se torna mais transparente e justo.

Leia mais: Como fazer um reembolso de despesas justo para sua equipe

Ao seguir esse cálculo técnico, sua empresa pode garantir que os custos dos colaboradores sejam compensados de forma adequada, mantendo a eficiência da operação.

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