O reembolso por quilômetro rodado é uma prática essencial para empresas que utilizam o veículo do colaborador em suas operações, garantindo uma compensação justa pelos custos envolvidos.
Se você já adota essa prática, sabe o quanto pode ser vantajosa, mas também sabe que definir o valor correto pode ser desafiador. No entanto, esse cálculo não precisa ser feito de forma “aleatória” – ele deve ser baseado em critérios técnicos e parâmetros bem definidos.
Neste artigo, vamos mostrar um passo a passo prático de como calcular o valor de reembolso por quilômetro rodado, garantindo justiça tanto para a empresa quanto para o colaborador.
O Que é o Reembolso de Quilometragem?
O reembolso de quilometragem é uma maneira justa de compensar o colaborador pelos custos de utilizar seu veículo pessoal em atividades de trabalho. Entre os custos considerados no reembolso, podemos citar:
- Combustível;
- Manutenção;
- Impostos (IPVA, licenciamento);
- Seguro;
- Limpeza;
- Depreciação do veículo.
Passo 1: Defina o Veículo Padrão
O primeiro passo para calcular o reembolso por quilômetro rodado é definir um veículo padrão para servir de referência. Isso é importante porque diferentes veículos têm custos de manutenção, consumo de combustível e depreciação variados. No nosso exemplo, vamos adotar o modelo Gol 1.0 0 KM.
Este veículo será a base para estimar custos de combustível, manutenção e outros fatores envolvidos no uso diário do carro.
Passo 2: Estime o Quilômetro Rodado Anual
Agora, é preciso definir a média de quilômetros rodados por ano pelos colaboradores que utilizam seus veículos. Essa estimativa é essencial para que o cálculo seja justo e reflita o uso real do carro.
Aqui estão dois exemplos comuns:
- Colaborador A roda 24.000 km por ano (2.000 km por mês)
- Colaborador B roda 100.000 km por ano
No nosso exemplo, vamos considerar o valor de 24.000 km rodados por ano.
Passo 3: Estabeleça os Indicadores de Reembolso por km rodado
Aqui é onde começamos a trabalhar os principais custos associados ao uso do carro. Vamos ver cada um deles com mais detalhes:
A) Combustível
O custo com combustível é um dos principais fatores no reembolso. Para calcular corretamente, usamos a seguinte fórmula:
Custo do combustível (R$ por KM) = Preço do litro do combustível / Consumo médio do veículo (km/l)
No caso do Gol 1.0, que faz uma média de 14,75 km/l, e considerando o preço do combustível a R$ 3,76, temos:
Custo do combustível = 3,76 / 14,75 = R$ 0,25 por km rodado
B) IPVA, Seguro Obrigatório e Licenciamento
Esses custos são importantes e também podem ser incluídos no reembolso. A fórmula é simples:
Custo de IPVA + Seguro Obrigatório + Licenciamento (R$ por KM) = (Valor total dos impostos e taxas) / Quilometragem rodada por ano
Supondo que o valor do IPVA, seguro obrigatório e licenciamento somados seja de R$ 1.385,72 no ano, temos:
Custo dos impostos e taxas = 1.385,72 / 24.000 = R$ 0,06 por km rodado
C) Manutenção
A manutenção preventiva é fundamental para a segurança e o bom funcionamento do veículo. Para calcular esse custo:
Custo de manutenção (R$ por KM) = Valor das revisões no ano / Quilometragem rodada por ano
Para o Gol 1.0, considerando duas revisões por ano que totalizam R$ 980,67, temos:
Custo de manutenção = 980,67 / 24.000 = R$ 0,04 por km rodado
Revisões obrigatórias do GOL Mil 0 KM:
A recomendação das concessionárias, em geral, é que a revisão deve ser feita a cada 10.000 Km ou 6 meses de tempo de uso, de acordo com o que acontecer primeiro.
D) Depreciação
A depreciação ocorre naturalmente com o uso do veículo, e também deve ser incluída no cálculo do reembolso. A fórmula é:
Custo da depreciação (R$ por KM) = Valor da depreciação do veículo (3 anos) / Quilometragem total rodada em 3 anos
No nosso exemplo, o Gol 1.0 deprecia de R$ 40.000 para R$ 24.000 após 3 anos. O valor depreciado é de R$ 16.000.
Custo da depreciação = 16.000 / 72.000 = R$ 0,22 por km rodado
E) Limpeza:
Se o veículo estiver adesivado com a marca da empresa, a manutenção da limpeza do carro também pode ser incluída no cálculo. Vamos supor que a empresa pague uma lavagem semanal, ao custo de R$ 35.
Custo da limpeza (R$ por KM) = (Número de lavagens por ano x custo da lavagem) / Quilometragem rodada por ano
Com 48 lavagens por ano, temos:
Custo da limpeza = (48 x 35) / 24.000 = R$ 0,07 por km rodado
F) Seguro:
O seguro é outro item que pode ser considerado no reembolso. Supondo que o seguro anual do Gol 1.0 seja de R$ 2.600, temos:
Custo do seguro (R$ por KM) = Valor do seguro anual / Quilometragem rodada por ano
Custo do seguro = 2.600 / 24.000 = R$ 0,11 por km rodado
Passo 4: Defina a Participação da Empresa
Nem todos os custos precisam ser totalmente cobertos pela empresa. Em muitos casos, pode-se dividir os custos com o colaborador, de forma proporcional.
No nosso exemplo, a participação da empresa em cada custo seria assim:
- Combustível: 100%;
- IPVA, seguro obrigatório e licenciamento: 50%;
- Manutenção: 100%;
- Depreciação: 100%;
- Limpeza: 50%;
- Seguro: 50%.
Somando tudo, o valor final do reembolso por quilômetro rodado seria de R$ 0,63.
Chegar a um valor de reembolso por quilômetro rodado pode parecer complicado, mas com critérios bem definidos e a participação de todas as partes, o processo se torna mais transparente e justo.
Leia mais: Como fazer um reembolso de despesas justo para sua equipe
Ao seguir esse cálculo técnico, sua empresa pode garantir que os custos dos colaboradores sejam compensados de forma adequada, mantendo a eficiência da operação.
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