Aprendera fazer uma ordem de serviço digital gratuita é uma solução que tem revolucionado a forma como as empresas gerenciam suas equipes externas, eliminando a burocracia e o uso excessivo de papel. Em um mundo cada vez mais conectado, adotar esse modelo é essencial para otimizar sua operação, reduzir custos e aumentar a produtividade.
Você sabia que migrar para uma ordem de serviço digital é um dos primeiros passos para melhorar a eficiência da sua equipe externa? E o melhor de tudo: isso pode ser feito de forma totalmente gratuita! Continue lendo e descubra como.
Conteúdo
O que é uma Ordem de Serviço?
Para quem presta serviços técnicos, a ordem de serviço é um documento essencial que vai muito além de simples formalidades. Ela serve para:
- Registrar o serviço executado;
- Quantificar os materiais utilizados;
- Documentar data e tempo de trabalho no cliente;
- Coletar a assinatura do cliente e do técnico responsável.
Esses registros não são apenas documentos comerciais, mas também servem como proteção jurídica em caso de eventuais conflitos sobre os serviços prestados.
Agora, imagine ter tudo isso ao alcance de um toque, no seu smartphone. É exatamente essa a proposta da ordem de serviço digital.
Por que Adotar uma Ordem de Serviço Digital?
Com os avanços da tecnologia, não há mais razão para sobrecarregar seus colaboradores com pilhas de papel que precisam ser preenchidas e entregues manualmente. A ordem de serviço digital elimina esses gargalos, garantindo que as informações sejam registradas de forma prática e segura, diretamente de dispositivos móveis.
Por exemplo, o Contele Teams transforma o tradicional papel em um formulário digital simples e acessível. Todas as informações da visita, desde os dados do cliente até a assinatura digital, podem ser coletadas diretamente no smartphone.
Além disso, o cliente recebe automaticamente uma cópia do documento via e-mail, facilitando a comunicação e a organização.
Leia mais: Como enviar Ordem de Serviço no WhatsApp
Imagine a economia de tempo e recursos ao reduzir o uso de papel e garantir que todos os dados sejam registrados precisamente e em tempo real.
Fotos na Ordem de Serviço Digital
Um dos grandes diferenciais da ordem de serviço digital é a capacidade de anexar fotos ao documento.
Isso é especialmente útil para registrar o estado do local ou do equipamento após a visita técnica. Com as fotos anexadas diretamente à ordem de serviço, tudo fica devidamente documentado, evitando questionamentos futuros.
Além de documentar o serviço realizado, as fotos oferecem uma camada extra de segurança, garantindo que o trabalho foi feito conforme o combinado. E, diferente do método tradicional, não é preciso armazenar pastas físicas para guardar esses registros, já que tudo está disponível digitalmente.
A Validade da Assinatura Digital
Um dos principais questionamentos que surgem ao falar sobre a ordem de serviço digital é a validade jurídica da assinatura digital.
De acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, a assinatura digital tem o mesmo valor legal que a manuscrita, desde que seja acordada entre as partes. Isso significa que você pode coletar a assinatura do seu cliente diretamente no tablet ou smartphone, sem a necessidade de papel.
Além de agilizar o processo, isso torna todo o fluxo mais organizado e profissional, com menos chances de erro ou perda de documentos.
Como Criar uma Ordem de Serviço Digital Gratuita
Se você ainda não está pronto para investir em um software especializado, o Google Formulários pode ser uma alternativa gratuita para começar sua jornada digital. Ele permite que você crie ordens de serviço simples, com campos personalizados para coletar informações como:
- Número da ordem de serviço;
- Nome do cliente;
- Endereço;
- Funcionário responsável;
- Descrição do serviço;
- Fotos da visita técnica.
No entanto, por ser uma ferramenta generalista, o Google Formulários tem algumas limitações. Ele não registra automaticamente o horário de check-in e check-out dos funcionários, por exemplo. Para contornar isso, você pode adicionar campos manuais para o colaborador registrar essas informações.
Ainda assim, é uma solução prática e acessível para empresas que desejam começar a adotar uma ordem de serviço digital gratuita.
Dica prática: ao adicionar o e-mail do cliente no formulário, uma cópia automática da ordem de serviço será enviada para ele, oferecendo uma prova de que o serviço foi realizado.
Quando Investir em uma Solução Especializada?
Apesar das vantagens de começar com ferramentas gratuitas, como o Google Formulários, chega um momento em que sua operação pode demandar mais automação e controle. Nesses casos, investir em uma solução como o Contele Teams pode ser a melhor escolha.
O Contele Teams oferece um sistema completo, pronto para criar ordens de serviço digitais com todos os campos necessários, além de funcionalidades avançadas, como anexar fotos com comentários e coletar assinaturas digitais.
Ele ainda permite o monitoramento em tempo real da sua equipe externa, planejamento de rotas e outras funções que aumentam a eficiência do seu time.
Comece Agora Mesmo!
Migrar para uma ordem de serviço digital não é apenas uma tendência, é uma necessidade para quem quer otimizar processos, reduzir custos e aumentar a produtividade da equipe externa.
Ferramentas gratuitas como o Google Formulários são uma excelente porta de entrada, mas soluções especializadas, como o Contele Teams, podem levar sua operação a um novo nível de eficiência
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