A nova ordem de serviço digital é a base para padronizar, comprovar e acelerar cada visita técnica, manutenção ou orçamento, sem papel, sem WhatsApp perdido e com um relatório final que encanta o cliente.
Ao adotar a nova OS digital, você reúne formulários inteligentes, evidências visuais, assinatura digital e layouts enxutos para ganhar produtividade e credibilidade no mesmo movimento.
Conteúdo
O que Muda Quando Você Sai do Papel?
Antes de mostrar recursos, vale entender por que a mudança gera impacto imediato em operação, gestão e experiência do cliente:
- Adeus retrabalho: checklists e campos com validações (e-mail, números, datas, valores) reduzem erros;
- Histórico vivo: tudo centralizado por cliente/local, com filtros por período, tipo de serviço, técnico e número da OS;
- Prova técnica robusta: fotos anotadas, vídeos curtos e assinaturas em um documento só;
- Entrega elegante: três modelos de OS (clássica, padrão e smart) – a smart reduz páginas sem perder clareza;
- Velocidade de gestão: dashboards nativos + painéis personalizados por nicho; e, quando fizer sentido, IA Para varrer centenas de OS por dia e apontar exceções.
Destaques da Nova OS Digital do Contele Teams
Nesta seção, reunimos os recursos que fazem diferença no dia a dia e no PDF que chega ao cliente.
1 – Três modelos de exportação (PDF)
Ao exportar, você escolhe o formato que melhor comunica o seu trabalho:
- Clássica: preferida por clientes antigos que ainda não querem mudar o visual;
- Padrão: completa e detalhada, ótima para operações que exigem muita informação;
- Smart, inteligente: mais compacta, fotos com comentários logo abaixo e excelente aproveitamento do espaço.
2 – Evidências que falam por si só
Evidência boa não é só “ter foto”; é contextualizar o que a imagem mostra:
- Fotos com marcações (setas, caixas e observações) e comentário logo abaixo;
- Vídeos em campo (vários de até 2 minutos cada): o PDF gera QR Code para abrir o vídeo;
- Geolocalização (latitude e longitude) para rastrear ativos em galpões, áreas extensas ou zonas rurais.
3 – Formulário realmente inteligente
O formulário deve guiar o técnico, e não atrapalhar:
- Condicionais, perguntas que aparecem conforme a resposta;
- Checklists como roteiro de execução, para evitar o esquecimento;
- Campos por voz, numéricos, percentuais, monetários, links e anexos, podendo ser em PDF, XLS, imagem ou áudio;
- Ocultar itens não respondidos para uma OS final mais enxuta.
4 – Padrão visual e marca
A apresentação fala muito sobre a sua empresa. Personalize sem esforço:
- Múltiplos logotipos por CNPJ, marca ou cliente, mantendo a identidade preservada;
- Instruções internas que não aparecem no PDF do cliente, como orientação ao técnico.
5 – Fluxo de envio sob controle
Cada operação tem seu ritmo; o sistema se adapta:
- Envio automático ao finalizar (ou revisão prévia do gestor);
- Compartilhamento por e-mail ou WhatsApp direto do sistema.
Guia de implementação em 10 dias (passo a passo)
Para sair do zero ao funcionamento completo, siga o roteiro abaixo. Ele foi pensado para reduzir curva de aprendizado e acelerar valor percebido.
- Dia 1–2 — Mapeie a “visita perfeita”: liste o mínimo indispensável: medições, séries, fotos obrigatórias, assinaturas, evidências críticas;
- Dia 3 — Modele seu formulário: crie seções (Diagnóstico → Execução → Evidências → Aprovação) e condicionais por tipo (preventiva/corretiva/orçamento);
- Dia 4 — Defina políticas de evidência: estabeleça mínimos de fotos, quando exigir vídeo, quem assina e quando usar geolocalização;
- Dia 5 — Validações e ocultações: ative máscaras (e-mail, números, R$) e oculte o que não for respondido;
- Dia 6 — Layout e marca: prefira o Smart quando precisar de PDF curto; suba logos por CNPJ/cliente;
- Dia 7 — Piloto com 3 técnicos: treine check-in, fotos com anotações, vídeo, voz para texto e assinaturas.
- Dia 8 — Revisão com o time: ajuste perguntas, condicionais e política de evidências; decida envio automático vs. revisão;
- Dia 9 — Dashboards: ative painéis (por técnico, cliente, tipo, SLA, 1st Time Fix, retrabalho);
- Dia 10 — Go live + playbook: documente o playbook de OS e comunique clientes sobre o relatório digital.
KPIs que Todo Gestor Deve Acompanhar
Medir é o que separa sensação de gestão. Monitore os indicadores a seguir e acompanhe sua evolução mês a mês.
- SLA de chegada (% de visitas iniciadas no horário);
- TME/TMA (tempo médio de execução/atendimento);
- First Time Fix (FTF): % de chamados resolvidos na 1ª visita;
- Retrabalho: % de OS reabertas/retornadas;
- Aderência de evidências: % de OS com fotos/vídeos/assinaturas completas;
- NPS/CSAT por OS: satisfação do cliente;
- Utilização do time: janelas ociosas, densidade de agenda e rota.
ROI da Nova Ordem de Serviço Digital (exemplo)
Um cenário simples já mostra o potencial de ganho. Avalie com seus números para ter o ROI real.
Operação com 10 técnicos, 3 OS/dia cada (30 OS/dia):
- Papel: R$ 0,60/OS → R$ 18/dia;
- Tempo perdido (6 min/OS): 3 h/dia (~R$ 120/dia a R$ 40/h);
- Retrabalho (5% das OS): 1,5 visitas/dia (~R$ 120/dia).
Economia potencial/dia ≈ R$ 258 → Mensal (22 dias) ≈ R$ 5.676 — sem contar FTF maior, menos disputas e melhor percepção do cliente.
Exemplos de Ordem de Serviço Digital por Nicho
Use os modelos abaixo como base e ajuste perguntas, evidências e assinaturas segundo sua operação.
Manutenção HVAC
Em climatização, o detalhe técnico e as medições fazem a diferença para evitar retorno.
- Dados do equipamento (modelo/série);
- Medições (pressões/temperaturas);
- Checklist de limpeza e reaperto;
- Antes/depois (3 fotos cada) + vídeo do funcionamento;
- Assinaturas (técnico e cliente).
Dedetização & Controle de Pragas
Operações em áreas extensas pedem contexto visual e rastreabilidade:
- Mapa do local/setor;
- Praga-alvo e método;
- Produtos aplicados (ocultar no PDF se interno);
- Geolocalização de pontos críticos + fotos anotadas;
- Assinaturas e orientações ao cliente.
Telecom / TI
Documentação clara reduz dúvidas e acelera aceite.
- Porta/OLT/rack e testes (download/upload/latência);
- Foto do patching com anotações;
- Vídeo curto do teste rodando;
- Aceite e observações finais.
Facilities / Predial
Rotinas de ronda e correção exigem padronização e plano de ação.
- Checklist de itens de segurança;
- Não conformidades com foto + comentário;
- Prazo e responsável por correção;
- Assinaturas do responsável local.
Qualidade de Evidências: Checklist Relâmpago
Evidência boa é a que qualquer pessoa entende sem pedir mais contexto. Siga o básico abaixo.
- Luz e enquadramento corretos;
- Anote na foto o ponto-chave (seta/caixa) e explique em 1–2 linhas;
- Vídeos curtos (até 2 min) com narração objetiva;
- Assinaturas legíveis + nome e documento;
- Geolocalização quando relevante.
Erros Comuns ao Digitalizar e Como Evitar
Evitar estas armadilhas acelera a adoção e eleva a qualidade da OS desde o dia 1.
- Formulário gigante e genérico → use condicionais por tipo de serviço;
- Evidências opcionais → defina mínimos obrigatórios (fotos/vídeos);
- Sem validação → ative máscaras (e-mail, número, R$);
- Layout prolixo → adote Smart para PDF curto e legível;
- Falta de treinamento → faça piloto com 3 técnicos e ajuste em 1 semana;
- Não medir resultados → compare KPIs pré e pós-implantação.
Cultura e Cliente: Como “Vender” a Nova OS Digital
Para uma transição suave, comunique claramente ao cliente e dê segurança ao time.
Mensagem modelo (WhatsApp/E-mail)
Antes de enviar, contextualize que o objetivo é transparência e velocidade; depois, use a mensagem abaixo:
Olá, [Nome]! A partir de [data], nossos relatórios passarão a ser digitais, com fotos comentadas, vídeos via QR Code e assinaturas no ato. Você receberá um PDF compacto no mesmo dia. Isso aumenta a transparência, reduz retrabalho e agiliza aprovações. Qualquer dúvida, estamos à disposição.
Playbook para o time
Crie um documento simples com “como é uma boa OS” e reforce nos rituais de acompanhamento:
- Padronize o que é “boa evidência”;
- Faça role play de coleta de assinatura e gravação de vídeo;
- Revise 5 OS do piloto com o time (feedback conjunto);
- Reconheça quem elevar a qualidade de evidências.
Dashboards e IA: de Operação a Decisão
Relatórios visuais e automações aliviam o gestor de tarefas manuais e aumentam foco no que importa.
- Painéis prontos (volumes, status, produtividade);
- Painéis customizados por nicho (custo por cliente, recorrência, mapa de calor);
- Inteligência Artificial sob demanda para:
- Varrer OS e apontar exceções (evidência ausente, campo crítico inválido, SLA estourado);
- Auditar reembolsos (coerência entre descrição e comprovantes).
FAQ da Nova Ordem de Serviço Digital
Abaixo, as dúvidas mais frequentes na adoção da OS digital e como tratá-las de forma objetiva:
Meu cliente pede papel.
Sem problema: gere PDF (layout Smart para menos páginas) e imprima se necessário.
Sem conexão no campo?
O app trabalha offline e sincroniza quando houver internet.
Posso ocultar materiais/custos?
Sim. Exiba/oculte informações sensíveis na OS final.
É possível enviar automático?
Sim. Você escolhe entre envio automático ao finalizar ou revisão prévia.
E o gestor no celular?
A visão mobile do gestor evolui para concentrar fotos, vídeos e OS no mesmo app — hoje já há status básicos no mobile e visão completa na web.
LGPD e dados pessoais?
Colete apenas o necessário, restrinja acesso por perfil, registre consentimentos quando preciso e defina prazos de retenção.
Por Que a Nova Ordem de Serviço Digital Virou o Novo Padrão da Gestão de Campo
A Nova Ordem de Serviço Digital não é só o fim do papel. É a forma de garantir padrão, prova e velocidade em cada atendimento. Com layouts enxutos, evidências visuais, assinaturas, histórico centralizado e gestão por KPIs, você entrega mais valor ao cliente e menos fricção ao time.
Monte seu primeiro formulário, rode um atendimento real e gere um PDF Smart com fotos comentadas e QR Code de vídeo — tudo em minutos.
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