Montar e gerenciar equipes externas que vão prospectar clientes novos e aumentar as vendas é um grande desafio para qualquer gestor de equipe comercial. Sempre fazemos a seguinte pergunta: “Como obter o máximo de produtividade de meus vendedores externos?”. Quando estamos na fase de montar uma equipe de vendas eficiente, há detalhes que passam despercebidos.
Isso pode ser o foco do problema, quando uma equipe rende pouco. Por isso, separamos quatro pontos da gestão de equipes, nos quais você precisa pensar antes mesmo de selecionar os candidatos que vão formar sua equipe remota.
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Selecionando vendedores externos
Em primeiro lugar, é necessário entender como montar um time de vendas, desde a contratação, para saber como selecionar os melhores vendedores ou representantes comerciais, por exemplo. Formar um time de top vendedores é a sua verdadeira jóia porque os bons vão gerar muito mais resultados para sua empresa do que os vendedores medianos.
O primeiro passo é a seleção de candidatos. Não preciso falar do custo alto que é selecionar um colaborador inadequado para uma vaga na sua empresa. Selecionar errado é uma perda absurda para qualquer empresa.
Quando falamos de um funcionário externo, que vai trabalhar fora da sua empresa, o problema se agrava ainda mais, porque de dentro das portas é mais fácil para controlar equipes. Quando o funcionário presta serviço externo, ele ganha uma liberdade. Em muitos casos, essa liberdade vira irresponsabilidade – e, aí, fica difícil de corrigir.
Outro problema, principalmente em vagas para vendas externas, são os craques de entrevista. Eles são preparados para te convencer que estão prontos, que a vaga é feita para eles. Muitas vezes, para impressionar, levam talões cheios de cartões de visitas externas e falam que sabem como montar a carteira de clientes certos para sua empresa.
Fique longe desses artistas em cena! Existem técnicas e métodos para pegar esses casos durante o contrato de trabalho para vendedor externo. Vou passar a palavra para a profissional especializada e capacitada em processo de recrutamento e seleção, Fulvia Carolinne, proprietária da Contrata Soluções em RH.
Confira na lista:
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- Divulgue as vagas com a descrição clara e detalhada do perfil exigido e das condições contratuais;
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- Selecione os currículos de forma crítica, avaliando principalmente o objetivo do candidato, o histórico dos trabalhos anteriores e os pontos principais do perfil exigido. Por exemplo: a idade, o gênero, a experiência na área, a formação, a localidade da residência etc;
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- Verifique nas redes sociais os aspectos comportamentais do candidato;
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- Agende as entrevistas por telefone ou e-mail;
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- Realize entrevistas individuais;
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- Faça da entrevista uma conversa descontraída e agradável, deixando o candidato bem à vontade, sempre olhando no olho e anotando os pontos importantes observados durante a conversa;
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- No dia da entrevista, avalie alguns pontos, como a pontualidade, a apresentação pessoal e as formas de se expressar;
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- Deixe claro quais são as necessidades da empresa, e o que a empresa espera do candidato que irá ocupar essa vaga;
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- Faça perguntas específicas sobre as habilidades que a função da vaga aberta exige;
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- Fale um pouco sobre a empresa e sobre a função que o candidato irá ocupar;
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- Peça que o candidato faça um pequeno texto manuscrito, falando um pouco sobre sua vida, o que gosta e seus objetivos profissionais e pessoais;
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- Pesquise as referências dos últimos empregos e os motivos dos desligamentos;
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- Se for o caso, faça um teste prático, com alguma rotina de trabalho, referente à função que o candidato ocupará;
- Conclua a entrevista, agradecendo o candidato e informando quando e como ele receberá o retorno sobre a aprovação ou não. Sempre dê esse retorno com o motivo da não-aprovação, quando for o caso.
Dessa maneira você conseguirá selecionar mais assertivamente os candidatos para sua empresa.
Caso você não tenha disponibilidade de tempo ou não goste de fazer várias entrevistas, sugiro que contrate uma empresa de Recursos Humanos focada em Recrutamento e Seleção. Ao contrário do que alguns gestores imaginam, se terceirizado, esse serviço tem um custo baixo e pode oferecer grandes resultados.
Lembrando sempre que, se o funcionário é o bem mais precioso da empresa, o ideal é ter somente os melhores do mercado trabalhando com você!
Controle da jornada e do ponto de trabalho de vendedor externo
Como controlar a frequência e o horário de sua equipe comercial? Essa é uma das dúvidas mais problemáticas para as empresas que trabalham com equipes remotas, em geral, principalmente quando se fala em estar dentro da legalidade, conforme dita os direitos do trabalhador.
Essa definição é complexa e existem algumas lacunas na CLT sobre o tema. A lei que dita sobre empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, dá a seguinte exceção ao controle de ponto obrigatório:
“Deve-se tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados” – Exceção do art. 62, I, da CLT.
Com isso, qual é o problema que empresas estão passando hoje? Muitas estão dispensando o ponto obrigatório, mas entendem que também estão isentas do pagamento de horas extras. E isso não é verdade, conforme decisão judicial. Confira o texto:
Para que o empregado se enquadre na exceção do art. 62, I, da CLT, não basta o exercício de atividade externa, devendo haver impossibilidade do controle de jornada por parte da reclamada. Restando provado a possibilidade e o efetivo controle da jornada, faz jus o empregado ao recebimento das horas extras laboradas. Recurso a que se nega provimento, neste particular.
(Processo: 1371201100618000 GO 01371-2011-006-18-00-0).
O judiciário brasileiro entende que um funcionário só está isento do ponto em situações extremas, como por exemplo, se ele trabalha o tempo todo em viagens. Em casos que o funcionário trabalha apenas na mesma cidade, não é caraterizado a impossibilidade do controle do ponto.
Ou seja, para estar em legalidade com a Justiça, é necessário que exista o controle desse colaborador externo, para que ele não extrapole o horário, gerando horas extras sem controle.
Esse cenário ruim comumente acontece com equipes de vendedores externos. Praticar o controle de visita ao cliente deixa sua gestão comercial muito mais transparente.
Não é verdade? Imagine terceirizar esse controle com tecnologia digital, adotando um sistema de tecnologia móvel que confirme as visitas com check in e check out no ponto de interesse, com ordem de serviço assinada pelo cliente na tela do dispositivo, mais fotos da visita, com a melhor rota de trabalho etc.
Isso porque é sempre bom estar preparado para enfrentar aqueles funcionários mal intencionados, que ficam simulando situações de trabalho, já visando um processo judicial no futuro. Essas situações, muitas vezes, pegam de surpresa a empresa desprevenida, que não tem qualquer tipo de controle de jornada.
Todos os sistemas de tecnologia e o dispositivo móvel usado durante o trabalho precisam de acompanhamento do gestor. Em caso de uso de horas extras, sem acordo prévio com a empresa, é aplicável o uso de advertência.
Para a Justiça, a tecnologia atual é um fator de possibilidade para as empresas gerenciarem o que acontece na rua. Veja esse exemplo de como o judiciário brasileiro realmente classifica a tecnologia nos tempos de hoje.
Muitos funcionários externos vencem causas trabalhistas, que requisitam pagamento de horas extras, simplesmente porque essas empresas não controlam as horas trabalhadas na rua. Na maioria dos casos, um dia, essas empresas acreditaram que a dispensa do ponto de trabalhador externo também isentaria o pagamento de horas trabalhadas fora do expediente.
Política de reembolsos para despesas extras de funcionário externo
Quanto mais cedo você definir quais são as políticas e mais claras forem as regras, mais simples fica para elas se ajustarem com o tempo.
Quando o líder de vendas conversa sobre o tema “Remuneração” equipe de vendas é normal existir polêmica. Em vários casos, essa relação segue o mesmo dilema: a empresa acha que paga muito, e o funcionário acha que não cobre os custos.
Muitas vezes, para compensar, o funcionário chega a inventar visitas que não fez, só para complementar o rendimento, por exemplo, a fim de receber o valor total do reembolso de combustível por quilômetro rodado.
Também existem gestores omissos, que muitas vezes mudam o valor ao solicitar reembolso, só para aumentar a remuneração do vendedor externo, sem profissionalismo, sem que a empresa esteja ciente disso.
Outro ponto importante é definir critérios para reembolsar funcionário pelo valor pago por estacionamento de veículos.
O que há alguns anos tinha valor irrisório, hoje, estacionamentos cobram preços exorbitantes para deixar um carro guardado, já que, por exemplo, é quase impossível estacionar qualquer tipo de veículo por uma hora em uma avenida principal de megalópole.
Usar o carro do funcionário para fazer visitas é um grande benefício para a empresa, pois, quando o bem é do funcionário, o dono cuida melhor da manutenção, ele não toma multa de forma negligente e dirige com mais responsabilidade.
Não ignore qualquer tipo de gasto e custeie tudo. Por exemplo, coloque na balança o tempo de produtividade que seu funcionário perde procurando vagas distantes e use seu orçamento de forma inteligente.
Saiba colocar tudo na balança e procure referências de empresas semelhantes ou de amigos entendedores do assunto para definir um reembolso justo com ganhos para todas as partes.
Existem aplicativos e ferramentas que são indispensáveis para você. Clique aqui para saber como automatizar o reembolso. E, se quiser, use agora mesmo uma planilha pronta de modelo de reembolso para controlar os custos rotineiros.
Por qual motivo devemos investir em tecnologia móvel para gestão de equipes?
Antigamente não havia tecnologia nas empresas, mas vendedores externos sempre existiram. Agora, todos nós precisamos avaliar a adoção da tecnologia em qualquer área, principalmente, na administração e gestão.
Hoje, para a nossa especialidade, o cenário mudou muito – as grandes cidades, que não param de crescer, são verdadeiros obstáculos para a produtividade de equipes externas.
O tráfego não ajuda e a quantidade de automóveis por habitante é enorme, o que dificulta transitar e estacionar os carros no dia a dia.
O trabalho externo com roteiro planejado, em par com a tecnologia que agiliza as atividades de vendas na rua, virou um ponto-chave para o sucesso.
Dar feedback online do que aconteceu com as visitas e proporcionar a digitalização de todo tipo de documento necessário, como a ordem de serviço digital, é fundamental para ganhar tempo e aumentar a produtividade.
Atualmente, não é mais possível ter o luxo de ficar indo e vindo à empresa para descarregar dados.
Você precisará investir em tecnologia para a gestão de tempo e produtividade, preocupando-se em achar um meio para que sua equipe remota cumpra a jornada e ponto externo dentro da Lei.
Sem esquecer que é sempre importante ser justo no acerto de contas – você deve dar o reembolso de gastos extras com facilidade para cada dia de trabalho externo; se necessário, também, você deve realizar o pagamento de horas extras.
Para formar esses dois pontos principais, a tecnologia disponível no mercado já facilita a gestão e controle de equipes. Se você ainda não terceirizou a automatização da gestão de equipes externas, saiba que é fácil para você adotar um software gestor de equipes.
Com uma solução SAaS (“Software As a Service” – em português, “Software como Serviço”) para gestão de equipes externas, você terá maior detalhamento das vendas, recebendo notificações de check in e check out na visita, ordem de serviço assinada, foto e melhor rota de trabalho planejada, sistema de reembolso etc.
Além de software, é importante investir em equipamentos que integram o SAaS. Existem três tipos de equipamentos que ajudam muito a rotina do vendedor. Todo gestor de equipes deve pensar em adotar ao menos dois tipos dessa lista:
- Notebook – Essa ferramenta dá mobilidade ao vendedor e possibilita acesso remoto aos sistemas da empresa, e-mail etc. Observe sempre a questão da jornada de trabalho. Tem empresas que doam ao funcionário um equipamento desse tipo, depois de cumprido o prazo de experiência, pois a depreciação desse equipamento é tão alta que em muitos casos vale a pena. Lembrando que o nível de conservação é maior quando o bem pertence ao funcionário.
- Tablet – Se sua empresa tem sistemas na nuvem ou trabalha com sistemas recursivos, o tablet é uma ferramenta prática e versátil. O tablet tem recursos mais interessantes que o notebook, como por exemplo: navegador GPS para despistar do trânsito. O tablet é muito compensador, quando não há muita necessidade de comunicação por voz e, sim, por dados.
- Smartphone – O smartphone é uma ferramenta que mudou a vida de milhões de pessoas no mundo – e ele veio pra ficar. Os sistemas iOS , Android e Windows Phone dominaram esse mercado, o que facilitou e democratizou o uso desse poderoso equipamento. Dar um smartphone a um funcionário somente para acessar os e-mails é um desperdício muito grande, porque uma conta de e-mail é o mínimo do mínimo que você pode explorar com um dispositivo móvel. Hoje as possibilidades são imensas, seja por aplicativos pagos ou gratuitos.
O melhor de tudo é que o investimento nessa tecnologia barateou muito nos últimos anos e cada vez mais veremos equipamentos mais potentes com preços mais acessíveis.
Se você quer montar uma equipe de sucesso, comece com a tecnologia. Ao passar do tempo, com foco no desenvolvimento, você vai conseguir obter a alta produtividade em equipe de vendas.
Guia para Gestão de Vendas Externas do ZERO
Em um estudo realizado pela University of Florida (UF), foi mostrado que 20% dos vendedores fazem 80% das vendas.
Como eles conseguem isso?
A verdade é que os melhores do mercado possuem técnicas e fórmulas que são escaláveis, e trazem grandes retornos.
Neste Guia para Gestão de Vendas Externas do ZERO, irei mostrar as 10 etapas estratégicas para aumentar os resultados dos seus vendedores externos.
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