A medição de resultados é uma das chaves para o sucesso das equipes externas, e para isso, é essencial utilizar indicadores de equipes externas que ajudem a entender o desempenho de cada membro e, consequentemente, a melhorar os resultados da empresa.
Neste artigo, vamos explorar a importância desses indicadores, como organizá-los de forma eficiente e quais ferramentas tecnológicas você pode utilizar para facilitar o processo e aumentar a produtividade da sua equipe de campo.
Conteúdo
Por que Medir os Resultados das Equipes Externas?
Medir o desempenho das equipes externas não é apenas uma questão de controle, mas uma estratégia de otimização contínua. O ambiente externo é desafiador, com imprevistos como trânsito, condições climáticas adversas e mudanças nas prioridades dos clientes.
Sem uma medição precisa, é difícil saber se as ações tomadas estão gerando os resultados desejados.
Ao usar indicadores de equipes externas, você consegue:
- Identificar áreas de melhoria: ao medir os resultados, você consegue perceber onde a equipe está falhando ou onde pode melhorar;
- Aumentar a produtividade: quando os dados são analisados, é possível tomar decisões informadas que aumentam a eficiência das visitas, otimizando o tempo e o foco nas atividades mais lucrativas;
- Motivar a equipe: o uso de indicadores claros, como rankings de desempenho, pode incentivar os membros da equipe a se superarem e alcançarem melhores resultados.
Organizando a Coleta de Dados de Campo
Antes de começar a medir, é essencial organizar a coleta de dados de forma eficiente. Isso significa ter clareza sobre o que deve ser medido e como coletar essas informações de maneira prática e rápida para os membros da equipe externa.
Importância de Definir os Indicadores
O primeiro passo na organização dos indicadores de equipes externas é definir o que realmente importa para a sua empresa e para a sua equipe. Isso deve ser feito em colaboração cm as partes envolvidas: a equipe, que conhece o campo, e a diretoria, que precisa dos dados para tomar decisões estratégicas.
Você deve perguntar a si mesmo:
- O que a empresa quer saber sobre o desempenho da equipe?
- Quais são as métricas que afetam diretamente os resultados, como vendas realizadas, visitas completadas ou feedback do cliente?
- Quais indicadores são necessários para avaliar a performance de cada membro da equipe?
Como Montar Formulários e Checklists Eficientes
Os formulários e checklists precisam ser fáceis de preencher, rápidos e intuitivos. Os membros da equipe estão em campo, lidando com diversos desafios, e um formulário longo ou difícil de preencher pode resultar em dados incompletos, ou imprecisos.
Quanto mais simples e objetivo for o processo de coleta de dados, melhor será o engajamento da equipe e a qualidade da informação.
Ao elaborar os formulários, considere:
- Campos obrigatórios: defina quais dados são essenciais para a análise e devem ser preenchidos sempre;
- Campos automáticos: sempre que possível, automatize a captura de dados, como a localização ou a hora da visita, para reduzir o tempo que o colaborador gasta no preenchimento;
- Facilidade de uso: o formulário deve ser fácil de usar no celular, considerando que as equipes estão em campo e precisam de uma interface simples.
Engajamento da Equipe na Criação dos Dados
A chave para o sucesso no preenchimento de dados é o engajamento da equipe. Se a equipe participa da criação do processo de coleta, ela se sente mais envolvida e comprometida.
Ao escutar o feedback da equipe sobre o que é importante medir e como fazer isso de maneira eficiente, você não só melhora a qualidade da coleta de dados, mas também aumenta a adesão ao processo.
Como Usar a Tecnologia para Medir e Melhorar os Resultados
Hoje, existem várias ferramentas tecnológicas que podem facilitar a colta e análise de dados. O uso de indicadores de equipes externas não precisa ser complexo ou caro, e com o uso de ferramentas tecnológicas, é possível ter resultados impressionantes, mesmo sem um grande orçamento.
Ferramentas Gratuitas para Medição de Resultados
Para empresas que estão começando e não tem orçamento para investir em soluções avançadas, ferramentas gratuitas como o Google Forms e Google Sheets podem ser uma excelente opção.
Esses instrumentos permitem coletar e organizar os dados de forma simples, e o Looker (antigo Google Data Studio) pode ser usado para criar dashboards interativos a partir das informações coletadas.
Aqui está como você pode usar essas ferramentas:
- Google Forms: crie formulários personalizados para capturar os dados que você precisa. As respostas são automaticamente enviadas para uma planilha no Google Sheets;
- Google Sheets: organize as informações e conecte a planilha ao Looker Studio para gerar gráficos e relatórios visuais;
- Looker Studio: use essa ferramenta para criar dashboards interativos, onde você pode visualizar o desempenho da equipe em tempo real e fazer ajustes conforme necessário.
Soluções Profundas para uma Gestão Completa de Equipes
Para empresas que já possuem um orçamento mais robusto ou que buscam uma solução mais completa, ferramentas como o Contele Teams oferecem uma plataforma integrada que não só ajuda na coleta de dados, mas também no acompanhamento de visitas, gestão de despesas e reembolso de quilometragem, e geração de relatórios em tempo real.
Essas soluções permitem:
- Acompanhamento em tempo real: os gestores podem monitorar o desempenho da equipe, visualizar relatórios e identificar rapidamente áreas que precisam de atenção;
- Integração com outras ferramentas: muitas dessas plataformas oferecem integrações com outras ferramentas, como CRMs e sistemas de gestão financeira, para uma visão mais completa da operação.
Impacto da Medição de Resultados na Eficiência
A medição de resultados não apenas melhora a produtividade das equipes externas, mas também impacta diretamente na rentabilidade do negócio.
Monitorando indicadores de desempenho de forma eficaz, é possível identificar desperdícios, otimizar o tempo da equipe e aumentar os lucros.
Redução de Custos e Aumento da Eficiência Operacional
Medir os indicadores das equipes externas ajuda a reduzir custos. Por exemplo, ao monitorar o tempo e a distância das visitas, é possível otimizar recursos, como o reembolso de quilometragem e o tempo de deslocamento.
Dados que apontam rotas ineficientes ou visitas desnecessárias podem ser ajustados para melhorar a eficiência.
O Impacto nos Resultados de Vendas e Atendimento ao Cliente
A medição também pode aumentar a rentabilidade, especialmente em vendas e atendimento técnico. Medir visitas e taxas de conversão de vendedores ajuda a identificar os melhores desempenhos e replicar suas estratégias.
Em equipes técnicas, medir a satisfação do cliente e a eficiência na resolução de problemas garante a rentabilidade e fidelidade dos contratos.
Tomada de Decisões Mais Informada
Com os indicadores certos, a gestão se torna mais eficaz. Os gestores visualizam dados em tempo real, toma decisões rápidas e orientam a equipe para focar nas atividades que impactam o resultado financeiro.
Acesso a informações detalhadas permite alocar recursos de forma estratégica, priorizando áreas com maior retorno sobre o investimento.
Medir Resultados para Melhorar a Eficiência com o Contele Teams
A medição de resultados é essencial para melhorar a produtividade das equipes externas e tomar decisões mais informadas. Com o Contele Teams, você otimiza esse processo de forma prática e automatizada, garantindo melhores resultados para sua empresa.
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