Cada vez mais, a tecnologia torna mais fácil e produtivo o trabalho. No entanto, ela apresenta algumas armadilhas, como realizar a gestão de equipes externas pelo WhatsApp.
Em conjunto com o especialista Douglas Vichi, eu listei as 6 atividades que o gestor de equipes externas não deveria fazer no WhatsApp.
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1. Controlar Geolocalização
O WhatsApp permite que os usuários compartilhem entre si sua localização em tempo real.
Douglas conta que já conversou com clientes que usavam essa função durante as visitas.
“O gestor solicitava aos funcionários para enviarem suas localizações pelo WhatsApp, para assim confirmar que chegaram no cliente.”
Douglas Vichi
Porém, ela é apenas uma solução temporária, que em pouco tempo perde valor.
Em primeiro lugar, a localização fica disponível por até 8 horas, onde após isso, ela deixa de ser transmitida.
Em segundo, e mais importante: Como essa informação vai ser útil para o gestor?
“O WhatsApp só mostra a localização momentânea, então o que lhe resta é usar o WhatsApp como ferramenta para controlar os funcionários. O gestor quer apenas saber onde os funcionários estão, ou usar o monitoramento para aprimorar a gestão?”
Douglas Vichi
O gestor não vai olhar no WhatsApp toda hora para saber onde cada funcionário está, e por isso, surge a necessidade de usar um sistema que registra a movimentação da equipe, para poder verificar quando for necessário.
2. Tirar fotos na visita
Em tese, é simples. Abre a conversa com o gestor, tira as fotos necessárias e envia.
Porém, o WhatsApp não oferece a organização necessária para tratar essas informações depois.
“Se você precisar buscar o registro fotográfico de uma visita que fez a 3 meses atrás, precisará olhar toda sua galeria para poder encontrá-la.”
Douglas Vichi
3. Backup de mensagens
Quem nunca perdeu todas as mensagens do WhatsApp, seja ao trocar de aparelho telefone ou perder seu número? Isso é quase unanimidade.
Se você não programar o backup das mensagens, terá grandes chances de perder esses registros no futuro.
E para uma equipe externa, isso é péssimo.
“Deixar todos os registros da equipe externa no WhatsApp te faz correr o risco em perder tudo, desde conversas, até visitas programadas.”
Douglas Vichi
Vai levar meses para se recuperar o apagão de informações, o que resultará em:
- Decisões imprecisas;
- Perda de contato de clientes;
- Perda de dinheiro.
4. Sincronização Offline do WhatsApp
O WhatsApp deixa evidente quando uma mensagem não é enviada por falta de internet.
Após a internet voltar, as mensagens são enviadas, porém, quando se trata de uma série de mensagens que estavam em espera, elas acabam saindo de ordem, e dependendo da mensagem, a ordem é importante.
5. Reclamação dos clientes
Se o seu WhatsApp for um contato para os clientes, é normal receber reclamações por lá.
E, o WhatsApp não é um ambiente que te propicia organizar as informações dos clientes corretamente.
Com isso, ele dificulta sua gestão no momento de tomar medidas para o funcionário retornar contato com um cliente:
“Imagina distribuir reclamações dos clientes para 10, 20 funcionários. Aquela informação se perderá.”
Douglas Vichi
Além disso, você é incapaz de acompanhar o status daquela reclamação, se sua equipe externa já atendeu ele ou se o problema já foi resolvido.
6. Check-in e Check-out falso
Como dito no 1° erro, o WhatsApp possibilita o envio da geolocalização do usuário por até 8 horas.
Mas, sabia que é possível fraudar essa informação?
Alguns aplicativos da Play Store permitem alterar a localização real do smartphone.
Dessa forma, o funcionário externo consegue configurar que está em qualquer lugar, deixando inclusive de visitar certos clientes.
Diferente de sistemas de gestão de equipes externas como o Contele Gestor de Equipes, o WhatsApp não te notifica quando se trata de uma localização falsa, cegando sua gestão.
Mude seus hábitos agora mesmo
O WhatsApp é uma ótima ferramenta para o que ele propõe: ser um aplicativo de mensagem instantânea e chamadas de voz.
E por ele ter esse foco, não traz funcionalidades relacionadas a gestão de equipes externas.
Para isso, você precisa investir em ferramentas que vão agregar valor a sua equipe externa, aumentando sua produtividade.
Em um post, eu listei os 6 aplicativos que vão ajudar na gestão de equipes externas de alguma forma, leia ele aqui:
6 Apps para Aumentar a Produtividade da Gestão de Equipes Externas
