Um formulário de visitas externas bem estruturado pode ser o diferencial que gestores de equipes externas precisam para otimizar o trabalho em campo. Essa ferramenta facilita o acompanhamento de atividades, permite a coleta de dados essenciais e melhora a produtividade da equipe.

Se você está em busca de uma solução prática e gratuita para melhorar a gestão de visitas externas, o Google Formulários pode ser a chave para simplificar seus processos.

Neste artigo, vamos mostrar como criar um formulário de visitas externas passo a passo, além de apresentar alternativas mais avançadas para quem deseja uma gestão completa.

Por Que Criar um Formulário de Visitas Externas?

Acompanhar a rotina da equipe externa pode ser desafiador sem uma ferramenta apropriada. 

Um formulário de visitas externas garante que você registre dados importantes como check-in, check-out, descrição das atividades, e até mesmo assinatura digital do cliente. 

Com tudo isso organizado em um só lugar, sua gestão se torna mais eficiente, e você ainda elimina o uso de papel e melhora a qualidade dos relatórios.

Além disso, a automatização do processo ajuda a evitar erros manuais e torna o acompanhamento das visitas mais ágil e confiável. Começaremos com uma solução simples e acessível: o Google Formulários.

Passo a Passo: Criando um Formulário de Visitas Externas no Google Formulários

Aqui está o guia completo para você criar seu formulário de visitas externas usando o Google Formulários, uma ferramenta gratuita e fácil de usar.

1. Criação do Formulário

Acesse o Google Formulários e crie um novo formulário em branco. No título e descrição, já informe que este será utilizado para visitas externas. Isso ajuda a deixar claro o objetivo da ferramenta para sua equipe.

2. Adicione Campos de Check-in e Check-out

A funcionalidade de check-in e check-out permite registrar o horário de chegada e saída de cada visita. 

No Google Formulários, adicione perguntas do tipo “Horário” para registrar esses dados essenciais, garantindo controle sobre o tempo que sua equipe passa em cada local.

Escolha a categoria de perguntas

3. Perguntas sobre a Visita

Logo após os registros de horário, personalize as perguntas sobre as atividades realizadas. 

formulário de visitas externas
Defina as perguntas como obrigatórias

Dependendo do tipo de equipe, as perguntas podem variar, mas aqui estão algumas sugestões:

  • Nome do cliente visitado;
  • Serviços prestados;
  • Problemas resolvidos;
  • Observações gerais.

Essas informações são cruciais para garantir um registro detalhado de cada visita.

4. Assinatura Digital

Para validar oficialmente as visitas, o Google Formulários permite o uso de complementos. Um dos mais úteis é o “Signature”, que adiciona a possibilidade de coletar uma assinatura digital diretamente no formulário. 

formulário de visitas externas
Complementos do Google Formulários

Basta instalar o complemento, e pronto — o cliente pode assinar digitalmente para confirmar o atendimento.

5. Compartilhamento e Monitoramento das Respostas

Com o formulário finalizado, gere um link de compartilhamento e envie para sua equipe. Os dados preenchidos serão automaticamente salvos, e você poderá acessá-los a qualquer momento. 

O Google Formulários também oferece a possibilidade de exportar essas respostas para planilhas, facilitando a análise e a criação de relatórios.

Soluções Mais Avançadas para Formulários de Visitas Externas

Se você deseja mais do que o Google Formulários pode oferecer, o Contele Teams é uma excelente alternativa para criar um formulário de visitas externas ainda mais robusto. Essa ferramenta vai além das funcionalidades básicas e oferece:

  • Check-in e check-out com geolocalização;
  • Capacidade de adicionar fotos e anexos diretamente durante a visita;
  • Assinatura digital integrada;
  • Relatórios completos para acompanhamento detalhado das visitas.
formulário de visitas externas

O Contele Teams é ideal para quem precisa de uma solução mais completa e integrada, permitindo uma gestão mais eficiente e precisa das operações em campo.

O Formulário de Visitas Externas que Você Precisa

Seja com o Google Formulários ou uma plataforma mais avançada como o Contele Teams, criar um formulário de visitas externas é um passo essencial para melhorar o gerenciamento de sua equipe em campo. 

Com essa ferramenta, você terá mais controle, organização e agilidade no acompanhamento das atividades.

Comece hoje mesmo e veja como um formulário de visitas externas pode transformar sua gestão! Experimente gratuitamente o Contele Teams e descubra uma nova maneira de organizar seu time externo.

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Autoridade no Brasil sobre produtividade de equipes externas, o Engenheiro que aumentou a produtividade em mais de 1000 empresas que aplicaram o método Contele GE