Um formulário de visitas externas bem estruturado pode ser o diferencial que gestores de equipes externas precisam para otimizar o trabalho em campo. Essa ferramenta facilita o acompanhamento de atividades, permite a coleta de dados essenciais e melhora a produtividade da equipe.
Se você está em busca de uma solução prática e gratuita para melhorar a gestão de visitas externas, o Google Formulários pode ser a chave para simplificar seus processos.
Neste artigo, vamos mostrar como criar um formulário de visitas externas passo a passo, além de apresentar alternativas mais avançadas para quem deseja uma gestão completa.
Conteúdo
Por Que Criar um Formulário de Visitas Externas?
Acompanhar a rotina da equipe externa pode ser desafiador sem uma ferramenta apropriada.
Um formulário de visitas externas garante que você registre dados importantes como check-in, check-out, descrição das atividades, e até mesmo assinatura digital do cliente.
Com tudo isso organizado em um só lugar, sua gestão se torna mais eficiente, e você ainda elimina o uso de papel e melhora a qualidade dos relatórios.
Além disso, a automatização do processo ajuda a evitar erros manuais e torna o acompanhamento das visitas mais ágil e confiável. Começaremos com uma solução simples e acessível: o Google Formulários.
Passo a Passo: Criando um Formulário de Visitas Externas no Google Formulários
Aqui está o guia completo para você criar seu formulário de visitas externas usando o Google Formulários, uma ferramenta gratuita e fácil de usar.
1. Criação do Formulário
Acesse o Google Formulários e crie um novo formulário em branco. No título e descrição, já informe que este será utilizado para visitas externas. Isso ajuda a deixar claro o objetivo da ferramenta para sua equipe.
2. Adicione Campos de Check-in e Check-out
A funcionalidade de check-in e check-out permite registrar o horário de chegada e saída de cada visita.
No Google Formulários, adicione perguntas do tipo “Horário” para registrar esses dados essenciais, garantindo controle sobre o tempo que sua equipe passa em cada local.
3. Perguntas sobre a Visita
Logo após os registros de horário, personalize as perguntas sobre as atividades realizadas.
Dependendo do tipo de equipe, as perguntas podem variar, mas aqui estão algumas sugestões:
- Nome do cliente visitado;
- Serviços prestados;
- Problemas resolvidos;
- Observações gerais.
Essas informações são cruciais para garantir um registro detalhado de cada visita.
4. Assinatura Digital
Para validar oficialmente as visitas, o Google Formulários permite o uso de complementos. Um dos mais úteis é o “Signature”, que adiciona a possibilidade de coletar uma assinatura digital diretamente no formulário.
Basta instalar o complemento, e pronto — o cliente pode assinar digitalmente para confirmar o atendimento.
5. Compartilhamento e Monitoramento das Respostas
Com o formulário finalizado, gere um link de compartilhamento e envie para sua equipe. Os dados preenchidos serão automaticamente salvos, e você poderá acessá-los a qualquer momento.
O Google Formulários também oferece a possibilidade de exportar essas respostas para planilhas, facilitando a análise e a criação de relatórios.
Soluções Mais Avançadas para Formulários de Visitas Externas
Se você deseja mais do que o Google Formulários pode oferecer, o Contele Teams é uma excelente alternativa para criar um formulário de visitas externas ainda mais robusto. Essa ferramenta vai além das funcionalidades básicas e oferece:
- Check-in e check-out com geolocalização;
- Capacidade de adicionar fotos e anexos diretamente durante a visita;
- Assinatura digital integrada;
- Relatórios completos para acompanhamento detalhado das visitas.
O Contele Teams é ideal para quem precisa de uma solução mais completa e integrada, permitindo uma gestão mais eficiente e precisa das operações em campo.
O Formulário de Visitas Externas que Você Precisa
Seja com o Google Formulários ou uma plataforma mais avançada como o Contele Teams, criar um formulário de visitas externas é um passo essencial para melhorar o gerenciamento de sua equipe em campo.
Com essa ferramenta, você terá mais controle, organização e agilidade no acompanhamento das atividades.
Comece hoje mesmo e veja como um formulário de visitas externas pode transformar sua gestão! Experimente gratuitamente o Contele Teams e descubra uma nova maneira de organizar seu time externo.
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