Você sente que a política de reembolso de km rodado da sua empresa não está agradando os funcionários, e não sabe como melhorar?
Conflitos sobre reembolsos podem afetar a produtividade e o moral da equipe externa.
Neste artigo, vamos explorar três dicas para aperfeiçoar a política de reembolso de KM rodado e despesas.
Conteúdo
Entendendo os problemas atuais de reembolso nas empresas
Muitas empresas enfrentam desafios na gestão de reembolso de quilometragem.
Conflitos surgem frequentemente porque os funcionários sentem que recebem menos do que gastam, enquanto as empresas acham que pagam demais.
Essa falta de alinhamento pode ser causada por falhas na comunicação e na documentação dos processos.
Identificar e entender esses problemas é o primeiro passo para uma solução eficaz.
Por isso, vamos ver 3 dicas para colocar em prática o mais rápido possível.
Dica 1: Políticas claras de reembolso
A clareza é fundamental. A política de reembolso deve ser transparente, detalhando o que é reembolsável e os limites financeiros.
Todos na equipe precisam saber exatamente o que pode ser reembolsado e os critérios para isso. Essa transparência evita mal-entendidos e ajuda a manter a confiança entre ambas as partes.
Além disso, é preciso documentar a política de reembolso.
Dessa forma, é possível compartilhá-lo com toda a equpe e mantê-lo acessível para consultas futuras.
Dica 2: Treine sua equipe externa
Treinar a equipe sobre a política de reembolso é crucial.
Estabeleça um cronograma claro e regras específicas para o envio de relatórios de quilometragem. Defina prazos para a submissão de despesas e garanta que todos estejam cientes desses prazos.
Por exemplo, estipule que o envio das despesas deve ser feito até o último dia útil do mês. Isso ajuda a evitar atrasos e problemas de pagamento, além de reduzir conflitos.
Dica 3: Utilize tecnologia
A tecnologia pode melhorar a sua política de reembolso de KM, utilizando sistemas que automatizam esse processo.
Softwares como o Contele Gestor de Equipes podem:
- Registrar automaticamente as visitas através de check-in e check-out;
- Calcular a quilometragem percorrida entre cada cliente;
- Gerar relatórios das atividades da equipe.
Isso elimina a necessidade de preencher planilhas manualmente, que são propensas a erros.
Veja um exemplo do relatório de reembolso do Contele Gestor de Equipes, que te apresenta o que é gasto reembolsável ou não.
Resumo: Como melhorar a política de reembolso na sua equipe externa?
Em resumo, três dicas são fundamentais para melhorar a política de reembolso de quilometragem da sua empresa:
- Estabelecer políticas claras e transparentes.
- Oferecer treinamento adequado e definir processos claros.
- Utilizar tecnologia para automatizar e otimizar o processo de reembolso.
Implementando essas práticas, sua empresa pode reduzir conflitos, melhorar a satisfação dos funcionários e aumentar a eficiência operacional.
E caso você não saiba como definir um valor de reembolso justo, fique com este post aqui:
Reembolso de KM Rodado: Como calcular para sua equipe externa
Coloque essas dicas em ação
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