Muitos gerentes de equipes externas nos questionam sobre o fato de exigirmos que os funcionários usem o check-in e check-out nos clientes.
Essa ação faz com que a rotina do funcionário esteja sujeita ao esquecimento e o gestor acaba sempre ficando em uma posição desconfortável perante sua equipe.
Realmente ter que lembrar o funcionário de registrar entrada e saída nos clientes (em todas as visitas) é uma rotina desconfortável, porém acredito que os ganhos gerenciais justificam qualquer desconforto e por isso pontuamos 04 motivos fortes para sua equipe externa dar check-in e check-out nos clientes (em todas as visitas):
Motivo 1: Tenha certeza que o seu funcionário foi até o cliente
Ter a certeza da visita é uma grande arma contra a concorrência!
O consultor se acostuma a ligar para o cliente e receber o pedido “no colo”, e a partir daí, não quer mais ir tomar aquele cafezinho para estreitar o relacionamento com o seu cliente.
Esse cenário é cômodo, porém quem é do mercado sabe que a concorrência é forte, e enquanto você está tirando pedido por telefone, tem um consultor concorrente prospectando e convencendo seu cliente a mudar de bandeira.
Você é um gestor atento, porém não tem como saber se o seu vendedor foi ou não na visita, certo?
Isso é passado! Com a tecnologia GPS do smartphone ou do tablet, é possível garantir que seu funcionário vá até o cliente e que o check-in seja feito.
Observe a imagem abaixo:
Se o funcionário estiver próximo ao seu cliente, o sistema aceita o check-in, caso contrário o sistema “aceita com restrições” ou simplesmente não aceita. (você quem configura como quer trabalhar).
Para garantir a visita presencial no cliente, basta implantar o uso do check-in e check-out nos clientes (em todas as suas visitas).
Motivo 2: O tempo médio de duração das visitas de sua equipe, diz muito sobre a eficiência do trabalho externo.
Seu produto tem uma abordagem consultiva?
O seu produto tem que ser muito bem explicado para convencer o cliente?
Pois é, não dá pra imaginar seu consultor fazendo uma visita de 5 minutos, certo?
Se você é gestor, atender o seu cliente é uma de suas especialidades, então você sabe muito bem o tempo que leva uma visita bem feita no cliente.
Se o seu consultor visita, visita, visita e não sai nada, onde está o problema?
Se seu consultor faz visitas rápidas demais, será que o serviço foi de qualidade?
Uma abordagem curta ou longa demais, implica em dizer que seu consultor não soube ter a atenção necessária de seu cliente ou fez o serviço com pressa e pode ter sido mal feito.
A maneira mais inteligente de você perceber isso é o tempo que o seu consultor leva em cada visita. Com o uso do check-in e check-out, o sistema calcula a média de duração das visitas de cada funcionário e possibilita a comparação e um melhor preparo de sua equipe para uma visita padronizada e eficaz.
Observe a imagem abaixo extraída do módulo de produtividade do Contele Gestor de Equipes, onde cada funcionário de uma equipe, tem o seu tempo médio e os casos que existem discrepâncias.
Sei que existem exceções, mas o ideal é ter bem definido qual é a média ideal que seu funcionário deve visitar seus clientes, e acompanhar de perto os desvios dentro da equipe, trabalhando para que aumente a eficiência do grupo.
Motivo 03: Quero evitar horas extras desnecessárias.
Hora extra é uma das principais razões (estima-se 17% do total de ações) que leva um funcionário a mover uma ação trabalhista na Justiça do Trabalho!
Se sua empresa tem dificuldades de controlar a jornada de seu funcionário externo, certamente você tem um argumento forte para mostrar a necessidade da implantação de um software para gestão de equipes externas.
Controlar a jornada de trabalho externo através da tecnologia, significa definir com a sua equipe, que as visitas devem ser feitas com check-in e check-out e que o último check-out dentro da jornada de trabalho, é o último horário que o funcionário estava a serviço da empresa.
Mas se o meu funcionário é dispensado do ponto e um dia, quando ele sair da empresa, resolver alegar que trabalhava externo todos os dias após o expediente?
Se a sua empresa implantou o uso do check-in e check-out e seu funcionário realizou um check-out as 20:00h (por exemplo) e o expediente vai até as 18:00h, ele deve ter uma autorização da gerência para isso, caso contrário fica sujeito ao recebimento de advertência.
Se o seu funcionário externo trabalhar com o check-in e check-out deve haver regras e procedimento de utilização, para que no futuro não haja problemas de horas extras que não eram permitidas pela empresa.
Motivo 04: Controle dos atrasados no cliente
Ser pontual diz muito sobre quem é a sua empresa!
A percepção do cliente é de desorganização e de um atendimento de baixa qualidade, nos casos de atrasos.
O pior de tudo, é quando o cliente que se irrita, liga para sua empresa e você nem sabe onde o consultor que está atrasado, está localizado.
Quando for se atrasar, o mínimo a ser feito, é ligar avisando o cliente sobre a previsão de sua chegada na empresa. Não é o ideal, porém uma eventualidade pode ser aceita.
O problema maior é o gestor ter os olhos vendados para esse tipo de problema, e não ter o controle das visitas realizadas dentro e fora do horário combinado.
O check-in acaba registrando a hora que seu funcionário chegou efetivamente no cliente, e se comparado com o horário do agendamento, é possível registrar os atrasos e entregar informações gerenciais como nesse exemplo, onde as visitas atrasadas estão sendo contabilizadas em equipe:
Se você “comprou a ideia” de fazer check-in e check-out nos clientes, veja como essa ação pode fazer sua empresa alcançar a meta.
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