Com os acontecimentos recentes no mercado, a automação na sua equipe externa se tornou um assunto urgente para todos os gestores.
Nesse momento em que muitas empresas precisam garantir a produtividade, muitas vezes com equipe reduzida, o líder da equipe precisa pensar formas automáticas de realizar ações que antes eram manuais.
Para falar especialmente desse assunto, convidei o gerente de produtos da Contele, Marco Antonio, que ensina um passo a passo para Automação na sua Equipe Externa: Método simples e de Alto Resultado para a sua Empresa.
Conteúdo
Por que automatizar processos é importante?
Antes de falarmos sobre o processo de automação, é preciso lembrar qual sua importância.
Automatizar tarefas não significa substituir o colaborador por um sistema, mas sim, aproveitar o recurso humano para aquilo que realmente trará resultados para a empresa.
Então, a automação de tarefas na equipe externa, é tirar do colaborador, a responsabilidade de exercer funções repetitivas e operacionais que poderiam ser executadas de maneira automática.
Por onde começar a automação de processos na equipe externa?
Automatizar os processos não é uma tarefa difícil, mas se tratando de uma equipe externa, precisa ser bem pensado para que a mudança cumpra sua finalidade, que é simplificar a rotina da gestão e da equipe.
Para realizar o processo de automação na sua equipe externa, é fundamental seguir o passo a passo que veremos a seguir:
- Mapear o que é feito no processo;
- Avaliar a utilidade do processo para seu cliente;
- Avaliar a utilidade do processo para a sua empresa;
- Filtrar o processo;
- Otimizar o processo;
- Automatizar.
1. Mapear o que é feito no processo
O 1° passo, é criar um rascunho do processo realizado na empresa.
Nesse rascunho, deve ser colocado o que é feito, onde é feito, quem realiza o processo e qual sua finalidade.
Esse mapeamento te dará uma visão estratégica sobre a atividade, e será fundamental para a automação do processo.
2. Avaliar a utilidade do processo para seu cliente
Para esse passo, é fundamental que você faça o exercício de se colocar no lugar do seu consumidor e avaliar a tarefa.
Nessa reflexão, veja se toda etapa realmente tem impacto sobre o seu cliente, e quais sub etapas podem ser repensadas ou até retiradas para melhorar a ação.
3. Avaliar a utilidade do processo para a empresa
Assim como no passo anterior, é necessário que você reflita sobre a importância do processo, mas dessa vez, para sua própria empresa.
Faça a mesma avaliação da atividade e veja se algo dentro do processo pode ser retirado para simplificar a ação.
4. Filtrar o processo
Uma vez avaliada todas as ações que realmente são vitais para o funcionamento saudável da sua empresa, e para seu cliente, você pode começar a retirar os processos que não são importantes para a equipe.
Você vai identificar esse processo através da análise daquilo que não traz resultados, muitas vezes, ações que já foram importantes, mas hoje, já são realizadas de outras formas.
Você vai perceber que muitas dessas ações não são mais úteis para sua equipe.
5. Otimizar o processo
Tendo mapeado todo o processo e filtrado aquilo que realmente é importante para os resultados, chegou a hora de realizar otimizações.
Crie um roteiro da ordem do processo, por onde começa e quais colaboradores estão envolvidos no projeto.
A partir desse roteiro, veja se o processo não pode ser realizado pelo menor número de colaboradores possível. Quanto menor esse número, mais ágil será o processo, pois será menos burocrático.
6. Automação
Tendo o processo da empresa, mapeado, filtrado e otimizado, você pode começar a planejar a automação dessa ação.
Dentro daquilo que de fato é importante para sua empresa e seu cliente, encontre maneiras para que esse processo seja realizado de forma automática por um software ou outras ferramentas.
Ferramentas gratuitas para automação de processos na sua equipe externa
Existem várias ferramentas para automação dos processos na sua equipe externa. Algumas são gratuitas, e você pode começar a utilizar agora mesmo, por exemplo:
- Google Planilhas;
- Google Formulários;
- Trello;
- Asana.
Google Planilhas e Formulários
Ambos são recursos gratuitos do Google, são recomendados para você começar a automação de processos na sua equipe externa de forma simples e gratuita.
O Google Planilhas, como o próprio nome diz, permite a criação de planilhas que podem ser editadas por vários colaboradores simultaneamente.
Além disso, o sistema salva automaticamente todos os dados registrados nos documentos, o que dá a segurança de não perder informações importantes para sua empresa.
O Google Formulários também é um recurso gratuito do Google, com ele, você pode automatizar processos do atendimento da sua equipe externa, como por exemplo, a ordem de serviço.
Se quiser saber mais sobre esse recurso gratuito do Google, eu fiz uma Live falando desse assunto:
Trello e Asana
Essas duas ferramentas tem a finalidade de organizar a comunicação interna da sua empresa.
Com os sistemas, você pode organizar a demanda dos seus colaboradores, assim como as etapas que envolvem os projetos da sua equipe.
Você também pode categorizar cada projeto e demanda por ordem de prioridade, definindo aquilo que é urgente, importante e circunstancial para o andamento das suas atividades.
A tecnologia é o meio, não o fim
Para concluir, preciso reforçar que o fator humano é extremamente essencial para todos os processos.
Automatizar tarefas nada mais é do que pensar em maneiras de tornar o trabalho do colaborador mais prático e ágil, evitando perda de tempo com tarefas manuais.
Então, a automação de tarefas na sua equipe externa, serve justamente para valorizar ainda mais os seus colaboradores, aplicando sua capacidade nas tarefas intelectuais que trazem resultado para empresa.
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