Gerenciar equipes externas com eficiência é sempre um desafio, especialmente quando o objetivo é otimizar o tempo e melhorar processos, mas com apps que buscam aumentar a produtividade, fica mais prático.
A tecnologia pode ser uma aliada fundamental nesse cenário, oferecendo ferramentas que transformam a maneira de organizar e acompanhar o trabalho de sua equipe.
Neste artigo, apresentaremos 6 aplicativos que podem aumentar significativamente a produtividade da sua gestão de equipes externas.
Essas soluções foram escolhidas para facilitar a comunicação, o planejamento e o monitoramento, garantindo que sua equipe opere com máxima eficiência.
Conteúdo
1. Google Formulários: Coleta de Dados Inteligente
O Google Formulários é uma ferramenta gratuita e eficaz para quem precisa coletar dados de forma organizada durante visitas externas.
Com ele, você pode criar checklists e questionários personalizados, permitindo que os colaboradores preencham diretamente em seus smartphones. As respostas são compiladas automaticamente em planilhas, gerando relatórios prontos para análise.
Exemplo prático: Criar um checklist para manutenções técnicas, garantindo o registro correto de todas as etapas realizadas no campo.
Principais benefícios:
- Simplicidade de uso e personalização;
- Acesso via smartphones e computadores;
- Relatórios automáticos.
2. Google Maps: Planejamento de Rotas Otimizado
O Google Maps vai além da simples navegação. Ele permite planejar rotas otimizadas, considerando o trânsito em tempo real, e calcular distâncias e tempos de deslocamento.
Você pode compartilhar as rotas diretamente com sua equipe via apps como WhatsApp, economizando tempo e reduzindo custos operacionais.
Exemplo prático: Criação de rotas otimizadas para equipes de vendas, permitindo que façam mais visitas em menos tempo.
Principais benefícios:
- Rotas otimizadas com base no trânsito;
- Facilidade de compartilhamento;
- Redução de tempo e custos.
3. Asana: Gestão de Tarefas Simplificada
O Asana é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que facilita a organização do trabalho. Ele permite criar tarefas com prazos definidos, acompanhando o progresso de cada atividade. Ideal para equipes externas que lidam com cronogramas rígidos e precisam de uma visão clara do andamento dos projetos.
Exemplo prático: Acompanhar a execução de manutenções periódicas, criando tarefas recorrentes que garantem o cumprimento dos prazos.
Principais benefícios:
- Organização de tarefas em listas ou Kanban;
- Funcionalidade gratuita robusta;
- Fácil gestão de prazos e prioridades.
4. Contele Teams: Foco Total em Produtividade
O Contele Teams é uma solução especializada para gerenciar equipes externas. Ele organiza visitas, monitora deslocamentos e registra informações como check-in e check-out. Com ele, você pode calcular automaticamente o reembolso por quilometragem rodada, melhorando a transparência e a eficiência.
Exemplo prático: Sua equipe de vendas pode registrar visitas diretamente no aplicativo, gerando relatórios detalhados de deslocamento e produtividade.
Principais benefícios:
- Gestão completa de visitas e deslocamentos;
- Reembolso automático por km rodado;
- Acompanhamento.
5. Trello: Gerenciamento de Projetos Visual
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que organiza tarefas em colunas estilo Kanban, oferecendo uma visão clara do progresso de cada etapa. Ideal para equipes que precisam gerenciar várias fases de um projeto.
Exemplo prático: Acompanhar a instalação de equipamentos em diferentes locais, organizando as etapas de cada projeto.
Principais benefícios:
- Interface visual intuitiva;
- Gestão de projetos por fases;
- Versão gratuita com funcionalidades robustas.
6. Zapier: Integração e Automação de Tarefas
O Zapier permite integrar mais de 3.000 aplicativos, automatizando tarefas entre diferentes sistemas. Ele pode conectar ferramentas como Trello, Google Planilhas e Asana, simplificando o fluxo de informações entre aplicativos.
Exemplo prático: Automatizar o registro de tarefas concluídas no Trello em uma planilha no Google Drive, economizando tempo na compilação de dados.
Principais benefícios:
- Integra milhares de aplicativos;
- Automação de processos manuais;
- Simplifica a gestão de informações dispersas.
Escolha as Ferramentas Certas para Aumentar a Produtividade
Aumentar a produtividade da sua equipe externa começa com a escolha das ferramentas certas. Com os aplicativos apresentados, você pode organizar tarefas, otimizar rotas e acompanhar o desempenho da equipe de forma eficiente.
Experimente essas soluções e veja como elas podem transformar sua gestão. Quer começar com uma ferramenta focada em equipes externas?
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