Após ouvir muito os clientes, nós conseguimos desenvolver um app de checklist avançado para sanar todas as necessidades das equipes externas.
Fizemos isso, pois sabemos que a falta de organização e falhas na comunicação, são eventos comuns dentro de uma empresa.
Muitas vezes, a falta de tecnologia e padronização nas visitas, são os principais causadores desses problemas.
Por isso, no post de hoje, vamos mostrar as soluções para cada uma dessas situações.
Conteúdo
Problemas enfrentados por quem não utiliza tecnologia para fazer o checklist de equipes externas
Trabalhar com papel pode gerar transtornos. Dificuldade em personalizar o checklist, tempo gasto no processo manual e letra não legível, são exemplos que podemos dar.
Além disso, existe a possibilidade de haver retrabalho, ao precisar enviar o funcionário novamente ao cliente por falta de alguma informação.
Um formulário precisa ser bem pensado, contendo características que auxiliam o uso, captando todos os dados necessários para a organização da empresa!
Ele traz padronização, otimização de tempo e demonstra profissionalismo na interação com o cliente.
Para que seja eficaz, ele deve ser flexível e de fácil manuseio para o funcionário, e de visualização imediata do gestor!
Formulários 2.0: Checklist para equipes externas
O Formulários 2.0 é a função de checklist avançado que o Contele Gestor de Equipes desenvolveu para equipes externas.
Através dele, é possível montar formulários personalizáveis, com uma grande variedade de formatos de perguntas para utilizar.
Pelo sistema, o gestor monta o checklist, e no aplicativo, a equipe externa o executa.
Uma das grandes atribuições dessa nova versão, é que o usuário consegue selecionar pelo app quais formulários ele poderá responder nas visitas.
“Muitas vezes, o técnico ou vendedor vai até algum cliente com um problema relatado, mas no local encontra outras situações que precisam ser registradas. Nesses casos, basta o usuário puxar da lista de formulários aquele que se adequar ao momento”
Marco Antônio
Dada a introdução, vamos ver agora suas funcionalidades.
Novos formatos de perguntas e respostas
O Formulário 2.0 disponibiliza diversos tipos de campos de preenchimento, pensado em extrair e entregar a melhor informação para o gestor vinda do campo.
Todos os campos são personalizáveis, com possibilidade de limitação de caracteres e, ainda mais, de adicionar imagens e observações!
Também é possível definir campos e formulários inteiros obrigatórios. Dessa forma, o gestor evita esquecimentos no preenchimento.
Entre os formatos de pergunta, vai desde a criação de campos (textos, e-mail, links e numerais), até os de:
- Múltipla escolha;
- Checklist;
- Escala de níveis;
- Anexo de arquivos;
- Etc.
1. Anexo de arquivos
O gestor pode especificar os tipos de arquivos que ele deseja receber do formulário.
Com isso, ele pode pedir por fotos detalhadas, como por exemplo: “Foto da lateral esquerda da máquina X”, ainda solicitando quantidade mínima e máxima de anexos.
2. Assinaturas
É possível configurar para que seja possível colher até duas assinaturas dentro do checklist.
Por que duas assinaturas?
Essa necessidade foi identificada através de uma pesquisa com nossos clientes. Identificamos que algumas empresas que trabalham com órgãos públicos precisam colher a validação de duas pessoas de diferentes setores para aquela visita ter valor.
Claro que a assinatura pode ser utilizada em outros contextos, e a opção estará disponível quando você precisar.
3. Perguntas Condicionadas
Essa é uma solução para que o gestor não precise criar diversos formulários e otimizar tempo.
Dependendo da opção que o funcionário escolher, aparecerá uma nova pergunta de acordo com a opção assinalada.
Na imagem abaixo, vemos um exemplo do funcionamento em uma pergunta que quer saber se há possibilidade do cliente fechar contrato.
O sigilo do formulário interno
O checklist que o funcionário responde aparece na ordem de serviço que o cliente recebe, mas só se você quiser.
Ao tornar um formulário privado, ele não será exibido na ordem de serviço. Assim, o formulário é utilizado para avaliar os resultados da visita, identificar falhas ou dificuldades no atendimento.
Quero implantar um app de checklist avançado para equipes externas
Neste post, você viu o que um app de checklist pode trazer de benefícios para equipes externas, seja ela de técnicos, promotores e vendedores.
Essa é apenas uma de outras funções que o Contele Gestor de Equipes possui, que vão te ajudar de alguma forma, como:
- Reembolso por km rodado;
- Planejamento de visitas;
- Roteirização.
Por fim, se você quer saber mais sobre isso, é muito simples.
Faça um teste gratuito no Contele Gestor de Equipes!
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