A gestão de reembolso de km rodado é um desafio constante e, mesmo quem tem experiência no assunto, pode estar exposto a erros.
Neste artigo, vou abordar os sete erros mais comuns relacionados a reembolso, e como você pode evitar eles.
Conteúdo
1° Erro: Falta de uma Política Clara de Reembolso
Muitas empresas não têm uma política de reembolso bem definida e documentada.
Por consequência, acaba gerando confusão sobre o que pode ou não ser reembolsado.
Para evitar isso, o primeiro passo é criar uma política de reembolso clara e com detalhes.
Defina o que a empresa pode reembolsar, os limites e os critérios.
Além disso, certifique-se de que todos os funcionários estejam cientes dessa política e que ela seja fácil de acessar. Por exemplo:
“A empresa reembolsará despesas de quilometragem a uma taxa de R$0,65 por quilômetro, abrangendo combustível e manutenção básica.”
Aproveite para ler depois: 3 Dicas de Como Melhorar a Política de Reembolso de KM Rodado da sua Equipe Externa
2° Erro: Processo Manual e Demorado
Vou ser polêmico, mas utilizar planilhas para calcular reembolsos é ineficiente e sujeito a erros, além de consumir muito tempo.
Automatize o processo de reembolso utilizando softwares feitos para isso.
No Contele Gestor de Equipes, por exemplo, o gestor consegue definir o valor de reembolso do funcionário por km rodado.
Toda vez que o funcionário realizar uma visita, o deslocamento será contabilizado e calculado automaticamente graças ao aplicativo que ele vai utilizar, o Contele Equipes.
Além disso, sempre que precisar contabilizar um reembolso avulso, ele pode simplesmente abrir o app e registrar, como por exemplo um abastecimento.
3° Erro: Falta de transparência
A falta de clareza nos critérios de cálculo dos reembolsos pode gerar desconfiança e conflitos.
Explique os critérios de forma técnica e clara, quais são os itens que estão inclusos, se o pagamento é feito de forma inteira ou parcial, etc.
Se você não sabe isso ainda, eu escrevi um post que ensina sobre como calcular o reembolso de km rodado. Passa nele depois.
4° Erro: Dificuldade em Fazer Relatórios
Consolidar informações manualmente para criar relatórios é trabalhoso e propenso a erros.
Esse trabalho aumenta conforme o tamanho da sua equipe externa.
Portanto, utilize tecnologias que facilitem a consolidação de dados e a criação de relatórios precisos, independente da quantidade de funcionários.
5° Erro: Atrasos no Reembolso
Atrasos no processamento e pagamento de reembolsos pode deixar os seus funcionários insatisfeitos.
Estabeleça um cronograma regular e respeite os prazos de pagamento de reembolsos.
Você pode combinar que os reembolsos processados sejam pagos no primeiro dia útil do mês, por exemplo.
6° Erro: Falta de Verificação e Controle
Sem verificações adequadas, há o risco de abusos e fraudes nos registros de despesas.
Por isso, implemente verificações rigorosas para monitorar esses reembolsos.
Uma forma eficaz é solicitar o anexo de uma foto da nota fiscal no pedido de reembolso, evitando possíveis fraudes.
7° Erro: Não Usar a Tecnologia
Usar métodos antiquados para processar reembolsos é ineficiente e consome tempo.
Neste post, em vários momentos apresentei como o Contele Gestor de Equipes pode te ajudar nessa gestão.
O melhor de tudo é que ele é um sistema que você pode testar sem precisar colocar o seu cartão de crédito.
Então se você tem interesse em conhecer mais sobre essa solução implantada em mais de 1.400 empresas, comece o seu teste agora!
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