Se a sua empresa possui um time de técnicos, vendedores ou promotores que trabalham em campo, saiba que utilizar um sistema de gestão de equipes externas pode ser a maior oportunidade para otimizar seu trabalho.
Neste post, mostrarei como um sistema de gestão de equipes externas pode aumentar os seus resultados ainda nos primeiros 90 dias de uso.
Do planejamento de uma visita até o reembolso para o funcionário, a sua gestão mudará positivamente!
Conteúdo
5 pilares para você ter alta produtividade
Para ampliar a produtividade da equipe em cerca de 27%, o gestor deve ter em mente 5 pilares para facilitar todo processo:
- Disciplina: Para que a disciplina da equipe seja garantida, o gestor precisa ter à disposição um acompanhamento em tempo real do que os seus funcionários fazem;
- Organização: Sua equipe externa precisa sair na rua com um roteiro planejado, e de preferência de forma automática;
- Agilidade: Durante as visitas, os seus funcionários precisam ter em mãos formulários e checklists que vão agilizar as visitas;
- Transformação Digital: Ao invés de juntar uma papelada na sua mesa, digitalize documentos como a ordem de serviço;
- Métricas de Resultados: No fim do mês, o gestor precisa ter acesso a indicadores da equipe, sempre atualizados.
Pode parecer muito a princípio, mas com um sistema de gestão de equipes externas como o Contele Gestor de Equipes, tudo torna-se muito mais simples, tanto para o gestor, quanto para a equipe externa, por meio de um aplicativo que pode ser instalado da App Store ou Google Play.
Veja agora os principais recursos do Contele que vão te ajudar a definir esses 5 pilares.
Mapa da Equipe
Na página inicial, você poderá observar o mapa da equipe, que traz atualizações sobre o posicionamento da sua equipe a cada 06 minutos, de maneira online.
Com este recurso, o gestor tem autonomia para visualizar a rota planejada e o caminho percorrido do funcionário até então, verificar como está o trânsito em certos trechos, e verificar informações do smartphone dele, como a porcentagem da bateria.
Além disso, ao selecionar um usuário pelo mapa, o gestor pode agendar e cadastrar novas visitas, sem precisar entrar em uma nova tela.
Controle de Jornada
Para manter a disciplina e organização da equipe, o gestor precisa controlar a jornada de trabalho de cada funcionário, e assim, garantir que o trabalho está sendo realizado.
No Contele Gestor de Equipes, você define os dias que os seus funcionários trabalham, horas e o intervalo.
A jornada de trabalho dentro do Contele Gestor de Equipes começa logo após o funcionário dar um check-in na visita, e ela termina após dar um check-out na sua última visita, dispensando o controle de ponto.
Por fim, no final do mês, basta ver o saldo de horas de cada funcionário para garantir que tudo está de acordo.
Relatórios de Monitoramento e de Visitas
Para evitar desculpas ou inconvenientes, o Relatório de Monitoramento indica os locais onde o funcionário esteve, além de sinalizar ao gestor certas ocorrências, como o desligamento do GPS, aparelho ligado ou desligado, falha na conexão com a internet e indicação do nível de bateria.
Logo após monitorar a rota, o gestor pode verificar a situação das visitas, com acesso em tempo real e detalhado.
O Relatório de Visitas mostra o horário de chegada e saída dos locais, formulários preenchidos, ordem de serviço digital, descrição sobre o que foi feito e até mesmo fotos tiradas pelo funcionário.
No aplicativo o funcionário realiza o check-in e check-out nas visitas, tira fotos, preenche os dados dos clientes e assina de maneira digital, eliminando o uso do papel.
Se precisar, o gestor pode exportar esse relatório e analisar dentro do Excel.
Contele Desk
Gerenciar chamados para equipes externas pode se tornar um problema se não houver um sistema de gestão para fazer isso.
Com o Contele Desk, o seu cliente faz abertura de chamados por e-mail ou site, e a sua equipe recebe aquela demanda pronta para agendar uma visita.
Agendamento de visitas
Além do agendamento feito diretamente do mapa, você tem mais duas opções para utilizar:
Primeiramente, temos o agendamento básico, que te permite agendar visitas, recorrentes ou não, para seus funcionários.
O agendamento básico possui a função Melhor Rota. Quando ativada, as visitas que você selecionou para aquele usuário são organizadas levando em consideração o melhor trajeto a ser percorrido.
Agora, se você tem muitas visitas para agendar, temos o planejamento automático.
Defina o raio (km) dos locais, datas e quantidade de visitas por usuário e, com apenas um clique, agende todas as visitas.
Criação de Formulários
Para quem trabalha realizando visitas a clientes, o Formulário é uma ferramenta que contribui para garantir a qualidade do trabalho prestado.
Isso acontece pois um Formulário pode ser configurado e utilizado de inúmeras maneiras, tanto para promotores de vendas e equipes técnicas, até vendedores.
São mais de 30 tipos de questões que o gestor de equipes pode explorar para garantir que nada ficará de fora da pesquisa.
Além disso, ele tem a possibilidade de criar campos condicionais para certas respostas.
Ou seja, caso o funcionário marque uma questão condicional na visita, ele será direcionado para uma seção específica, sem precisar fazer outras seções.
Esse é o segredo das empresas que reduziram em 20% a duração das visitas com o Contele Gestor de Equipes.
Produtos e Estoque das Visitas
Se a sua empresa trabalha com esto que de produtos, você pode controlar ele no Contele Gestor de Equipes.
Através do sistema, você consegue registrar as ferramentas e produtos da empresa, e transferir eles para clientes, funcionários, ou até mesmo mantê-lo na empresa.
Cada funcionário poderá ver a quantidade de produtos que ele tem disponível na sua conta do app Contele Equipes.
Dashboard de Produtividade
O Dashboard apresenta um ranking de produtividade com os usuários que mais completaram visitas, mostrando a duração média entre cada uma, quantidade e porcentagem de atendimentos realizados, incompletos, atrasados ou perdidos.
Cada gráfico é apresentado com uma cor, em uma única tela e visualização dinâmica, para o gestor poder ter argumentos para conversar com a diretoria ou com cada funcionário da equipe, seja para parabenizá-lo ou para traçar novos planos de melhoria de desempenho individualmente ou em grupo.
Resultados reais com o Contele Gestor de Equipes
Ao implantar um sistema de gestão de equipes externas, é certo que você verá bons resultados nos primeiros 90 dias.
Através de pesquisas internas, percebemos que nossos clientes tem um aumento de 27% na realização das visitas. Além disso, eles reduzem a quantidade de visitas atrasadas e geram maior credibilidade com seus clientes.
Queremos te ajudar a alcançar o seu sucesso, independentemente das particularidades da sua operação externa. Nossa equipe está 100% preparada para ouvir suas necessidades e estudar a criação de projetos personalizados, como relatórios customizados, automações e integrações para sua empresa!
Se você quer ampliar os horizontes da sua empresa, comece um teste grátis no Contele Gestor de Equipes.
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