Se você quer saber como enviar uma ordem de serviço pelo WhatsApp de forma prática e eficiente, veio ao lugar certo.
Neste artigo, mostraremos como o Contele Teams facilita o envio digital de ordens de serviço e oferece vantagens que vão além da simples organização.
Conteúdo
Ordem de Serviço: Digital ou Manual?
A ordem de serviço (O.S.) é um documento essencial para quem realiza atendimentos externos, pois reúne informações detalhadas sobre cada serviço prestado, incluindo:
- Data, hora e local do atendimento;
- Descrição do serviço realizado;
- Materiais utilizados;
- Assinatura do cliente;
- E outros dados importantes para a empresa.
Existem duas formas de fazer esse registro:
- O.S. Impressa: pode ser limitante para a produtividade da equipe, devido ao tempo perdido com papéis e organização. Segundo a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), empresas gastam cerca de um mês por ano apenas procurando informações em documentos físicos;
- O.S. Digital: elimina esses obstáculos, permitindo que o gestor acesse todas as informações em tempo real.
Se você já utiliza o Contele Teams para gerar O.S. digitais, mostraremos como enviar essas ordens de serviço pelo WhatsApp de forma prática e eficaz.
Vantagens da Ordem de Serviço Digital pelo WhatsApp no Contele Teams
O Contele Teams tem mais de 7.000 usuários ativos que geram milhares de ordens de serviço digitais diariamente.
Com essa ferramenta, você pode personalizar a O.S. digital para atender às necessidades específicas da sua empresa, transmitindo uma imagem profissional para seus clientes.
Personalização da Ordem de Serviço Digital pelo WhatsApp
O primeiro passo para enviar uma ordem de serviço digital pelo WhatsApp é personalizar o documento. Inclua o logotipo da sua empresa para dar um toque profissional e insira mensagens de valor e informações úteis para os clientes.
Otimização da Ordem de Serviço com Funcionalidades Adicionais
Ao usar o Contele Teams, seu técnico pode:
- Registrar horários de entrada e saída do local;
- Adicionar fotos e comentários sobre o serviço;
- Coletar a assinatura digital do cliente;
- Preencher formulários personalizados para cada atendimento.
Formulários Personalizados da Ordem de Serviço pelo WhatsApp
Com o Contele Teams, você pode criar formulários personalizados com diversas funcionalidades:
- Perguntas condicionais (variando conforme as respostas);
- Formatos específicos para respostas, como moeda e data;
- Envio de localização e arquivos;
- Escolha de quais formulários devem ou não aparecer na O.S.
Essas possibilidades ampliam a capacidade de registro e tornam o relatório mais detalhado e útil.
Enviando a Ordem de Serviço pelo WhatsApp com o Contele Teams
Após configurar a O.S., o envio pelo WhatsApp é fácil. Durante a visita, o técnico pode capturar o número do WhatsApp do cliente ou usar o contato já registrado no sistema.
Na tela de assinatura, ele pode enviar um link da O.S. digital diretamente pelo WhatsApp, garantindo que o cliente tenha um registro completo do atendimento.
Envio pelo WhatsApp Diretamente do Sistema Contele Teams
Caso o gestor prefira enviar a O.S. ele mesmo, o sistema Contele Teams permite essa opção. Basta selecionar a visita desejada, digitar o número de WhatsApp do cliente e enviar o link com a O.S. completa.
Outras Opções de Envio: E-mail e Integração com Zapier
Além do WhatsApp, é possível configurar o Contele Teams para enviar automaticamente a ordem de serviço pelo e-mail do cliente assim que a visita é concluída.
Leia mais: Automação de WhatsApp para a Gestão de Equipes Externas
Esse método é ideal para empresas que buscam documentar o atendimento de forma mais formal e profissional.
Para maximizar as possibilidades, o sistema também se integra com o Zapier, uma ferramenta de automação que conecta milhares de aplicativos. Assim, você pode enviar a O.S. para:
- E-mails internos e externos da empresa;
- Ferramentas de mensagens como Slack;
- Planilhas e documentos de acompanhamento.
Essas integrações aumentam o alcance e a flexibilidade, permitindo um controle total sobre a documentação dos serviços.
Recursos Adicionais para sua Equipe Externa
O Contele Teams vai além do envio de ordens de serviço pelo WhatsApp. Confira algumas funcionalidades adicionais para otimizar ainda mais a sua gestão:
Planejamento Automático de Visitas
Para gerenciar uma agenda lotada, o Contele Teams oferece o planejamento automático de visitas. Defina alguns parâmetros e o sistema organiza as visitas na rota mais eficiente, considerando a localização de clientes e técnicos.
Abertura e Controle de Chamados
Com o Contele Desk, sua empresa pode receber chamados diretamente no sistema, sem precisar de ligações e mensagens de WhatsApp. Delegue os chamados para os técnicos e comunique-se com o cliente por e-mail.
Relatório de Produtividade
O Dashboard de Produtividade do Contele Teams fornece insights valiosos para melhorar o desempenho da equipe externa. Acompanhe os resultados e ajuste as estratégias com base em dados.
Controle de Ferramentas, Produtos e Equipamentos
Se sua equipe utiliza produtos ou ferramentas durante os atendimentos, o sistema permite registrar o uso e a manutenção dos equipamentos. Com o Contele Teams, você tem um controle eficiente sobre o estoque.
Controle de Jornada dos Técnicos
Embora o funcionário externo seja dispensado do ponto eletrônico (Art. 62 da CLT), o controle de jornada ainda é importante para a segurança jurídica. Com o Contele Teams, você registra a jornada e os check-ins e check-outs das visitas de forma prática e segura.
Comece a Enviar Ordens de Serviço pelo WhatsApp Hoje Mesmo
Se você ainda não utiliza o WhatsApp para enviar ordens de serviço para seus clientes, agora é o momento ideal. O Contele Teams permite que você comece hoje mesmo, com um teste gratuito e o suporte de consultores especialistas.
Experimente as vantagens da ordem de serviço digital e transforme a produtividade e a organização da sua equipe externa.
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