Se você está procurando como enviar ordem de serviço no WhatsApp para os seus clientes, chegou no lugar certo.
No post de hoje, eu vou mostrar como fazer isso com o Contele Equipes, que é o aplicativo feito exclusivamente para equipes externas.
Conteúdo
Ordem de Serviço: Digital ou Manual?
A O.S. (Ordem de Serviço) é um documento onde se reúne todas as informações referentes ao serviço executado pela sua equipe externa no cliente, contendo:
- Data, hora e local do serviço;
- Descrição do serviço realizado;
- Itens utilizados no serviço;
- Assinatura do cliente;
- Entre outros detalhes pertinentes à empresa.
Porém, existem duas formas de se fazer a O.S.:
- O.S. Impressa;
- O.S. Digital.
Uma O.S. impressa, reduz a produtividade da equipe externa por uma série de fatores.
Para se ter uma ideia, a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), mostrou que as empresas gastam cerca de um mês por ano procurando informações.
O papel tem várias desvantagens, e se a sua empresa já percebeu isso, está no caminho certo.
Com a evolução da tecnologia, cada vez fica mais claro que não existe espaço para o papel nas empresas.
Através de uma O.S. Digital, o gestor de equipes externas tem todas as informações de visitas automaticamente, após o funcionário realizar o envio pelo celular, entre outras coisas.
Se você ainda tem dúvidas entre papel e digital, veja esse conteúdo: Modelo de Ordem de Serviço Manual VS Digital
E se a sua empresa já utiliza a O.S. Digital do Contele Gestor de Equipes, agora eu vou mostrar como encaminhar essa O.S. pelo WhatsApp.
Vantagens da O.S. Digital no Contele Gestor de Equipes
O Contele Gestor de Equipes é um sistema que já conta com mais de 7.000 usuários ativos utilizando e gerando milhares de O.S. por dia.
Com esse sistema, a empresa tem diversas vantagens, e a primeira delas é a personalização da O.S. Digital.
Personalização da O.S. Digital
O primeiro passo para enviar a ordem de serviço digital no WhatsApp, é deixar a O.S. com a cara da sua empresa.
É muito importante que você coloque o logo da sua empresa, deixando tudo mais profissional.
No Contele Gestor de Equipes, você também pode deixar uma mensagem para o cliente.
É muito importante que esse campo seja usado para passar a proposta de valor da empresa, além de informações úteis.
Aproveitando todas as possibilidades
Fazendo tudo pelo aplicativo, o seu técnico ou prestador de serviço poderá:
- Registrar a entrada e saída do local;
- Adicionar fotos e comentários;
- Colher assinatura digital do cliente;
- Preencher formulários personalizados;
- Entre outras funções do app.
É muito importante que a sua equipe utilize todas as funcionalidades, pois tudo ficará registrado dentro da O.S. que vai ser enviada no WhatsApp.
Formulários cada vez mais personalizados
Além disso tudo, o Contele Gestor de Equipes vai possibilitar novos tipos de perguntas e respostas, como:
- Perguntas condicionais (seguir caminhos diferentes no Formulário, de acordo com a resposta)
- Formatação das respostas (moeda, valor, formato, data, etc);
- Envio da localização;
- Envio de fotos e arquivos;
- Entre outros recursos.
E você ainda poderá escolher quais formulários devem aparecer na O.S. e quais não devem aparecer.
São tantas as possibilidades, que decidimos gravar uma Super Live mostrando todas as novidades:
Enviando O.S. pelo WhatsApp pelo APP Contele Equipes
Agora que você já preparou a sua O.S. perfeita, está na hora de enviar pelo WhatsApp para o cliente.
Durante a visita, o usuário pode pegar o WhatsApp do cliente ou utilizar o que já está cadastrado no sistema.
Assim, acessando a tela de Assinatura, ele poderá enviar o link da Ordem de Serviço Digital do Contele Gestor de Equipes para o cliente pelo WhatsApp.
Essa O.S. é enviada como um link no WhatsApp, onde o seu técnico poderá ver ela antes de enviar a mensagem.
Enviando O.S. pelo WhatsApp pelo sistema Contele Gestor Equipes
Se o gestor preferir que ele mesmo envie a mensagem, e não quer deixar na mão do técnico, isso também é possível.
No sistema, basta escolher qual visita você deseja compartilhar a O.S. pelo WhatsApp, digitar o WhatsApp e fazer o envio.
Enviando O.S. pelo E-mail automaticamente
Além de enviar pelo WhatsApp, a sua empresa pode optar por enviar pelo e-mail automaticamente.
O e-mail chegará para o seu cliente sempre que o técnico finalizar a visita.
Essa é uma boa opção para a sua empresa também, pois esse e-mail dá mais credibilidade ao serviço prestado.
Enviando O.S. para qualquer lugar
Além de todos esses meios nativos para você enviar a O.S., é possível automatizar o envio desse documento para qualquer outro canal.
Isso porque o Contele Gestor de Equipes possui integração com o Zapier, que é um integrador que conta com milhares de softwares integrados.
Assim, você poderá enviar o link dessa O.S. para lugares como:
- E-mails internos e externos da empresa;
- Ferramentas de mensagens como o Slack, por exemplo;
- Registrar os links em planilhas ou documentos internos;
- Entre outras milhares de possibilidades do Zapier.
Inclusive, foi o Zapier que possibilitou esse case recente do Contele Gestor de Equipes, onde o gestor era notificado pelo WhatsApp sempre que um formulário com não conformidade era preenchido.
Veja todos detalhes desse case: Formulários para Serviços de Limpeza de Piscinas: Automatize suas Ações
Mais recursos para a sua equipe externas
O Contele Gestor de Equipes vai muito além do envio de O.S. pelo WhatsApp.
Veja algumas das principais funcionalidades que você pode usar com seus técnicos:
Planejamento Automático de Visitas
Com certeza a sua rotina com os técnicos e todas essas ordens de serviço para cuidar, deve ser muito corrida e turbulenta.
Para agilizar, criamos um planejamento de visitas automático, onde o gestor pode definir alguns parâmetros e pronto!
O sistema vai organizar as visitas pela melhor rota, considerando a localização dos clientes e dos técnicos.
Veja todos os detalhes neste post: Como Criar um Planejamento de Visitas Automático
Abertura e Controle de Chamados
Chega de ficar recebendo ligações e mensagens no WhatsApp para abertura de chamados.
Com o Contele Desk, você recebe os chamados abertos diretamente no sistema e delega as visitas para os técnicos.
Além disso, você poderá se comunicar com o cliente diretamente pela ferramenta, e ele receberá tudo no e-mail.
Veja todos os detalhes neste post: Sistema de Abertura de Chamados 100% Online e sem Papéis
Locais que não são visitadas há muito tempo
Com o recurso de Locais Não Visitados, você consegue ver os clientes que não são visitados há muito tempo.
Isso é ótimo para reativar clientes e garantir o cumprimento de contratos que definem a recorrência de visitas.
Veja todos os detalhes nesse post: Gestão de Clientes Inativos: Usando a tecnologia para aumentar a retenção
Relatório de Produtividade
A medição de resultados é o primeiro passo para o aperfeiçoamento.
Com o Dashboard de Produtividade, o Contele Gestor de Equipes vai te dar os melhores insights para melhorar cada vez mais os resultados.
Veja todos os detalhes nesse post: Produtividade da Equipe Externa: Conheça o novo dashboard do Contele Gestor de Equipes
Controle de Ferramentas, Produtos e Equipamentos
Se você utiliza ferramentas e produtos nas visitas técnicas, com certeza essa função será muito útil.
O Contele Gestor de Equipes permite que o técnico selecione quais produtos estão sendo utilizados na visita técnica.
Isso também permite registrar quais equipamentos estão passando por manutenção.
Veja todos os detalhes nesse post: A Melhor Maneira de Controlar o Estoque de Produtos da Equipe Técnica
Controle de Jornada dos Técnicos
Mesmo o funcionário externo dispensado do ponto eletrônico (Art. 62 da CLT), é preciso fazer o controle de jornada para ter segurança jurídica.
O Contele Gestor de Equipes, cadastrando a jornada no sistema e registrando os check-ins e check-outs das visitas.
Veja todos os detalhes nesse post: Sistema de Controle de Jornada de Trabalho para Equipes Externas
Comece a enviar ordem de serviço pelo WhatsApp hoje mesmo
Se você ainda não envia as ordens de serviço pelo WhatsApp para o cliente, eu tenho uma boa notícia:
O Contele Gestor de Equipes pode ser testado gratuitamente hoje mesmo.
E você contará com o apoio de um consultor especialista, que vai te mostrar como a O.S. digital no WhatsApp e as outras funções vão ajudar a sua empresa: