Para gestores de equipes externas, um relatório de visita técnica digital bem-estruturado é essencial.
Ele fornece informações detalhadas sobre cada atendimento realizado, permitindo que a empresa monitore a qualidade dos serviços e otimize seus processos.
Com as ferramentas tecnológicas disponíveis, é possível abandonar o papel e adotar relatórios digitais, ganhando em agilidade, organização e acesso imediato às informações.
Neste artigo, mostraremos como implementar o relatório de visita técnica digital, promovendo maior controle e eficiência para sua equipe.
Conteúdo
O Que é um Relatório de Visita Técnica?
O relatório de visita técnica é o registro completo de tudo que foi realizado durante o atendimento, incluindo:
- Nome e endereço do local da visita;
- Serviço executado;
- Materiais e ferramentas utilizadas;
- Horário de início e término;
- Observações e feedback do cliente.
Essas informações auxiliam o gestor a avaliar a qualidade do atendimento, monitorar o uso de recursos e identificar oportunidades de melhoria contínua.
Exemplo prático: Em uma visita de manutenção, o técnico pode registrar todas as peças substituídas e coletar a avaliação do cliente, assegurando transparência e qualidade no atendimento.
Por Que Usar um Relatório Digital?
Embora muitas empresas ainda utilizem relatórios em papel preenchidos manualmente, essa prática é limitada e pode gerar problemas como falta de organização e dificuldade de acesso às informações. O relatório digital supera essas dificuldades e oferece:
- Armazenamento na Nuvem: as informações ficam armazenadas com segurança e podem ser acessadas a qualquer momento;
- Acesso e Pesquisa Rápida: com filtros por cliente, técnico e data, o gestor encontra relatórios rapidamente, economizando tempo;
- Eficiência e Organização: a digitalização permite que os dados estejam disponíveis em tempo real, ideal para empresas com alto volume de atendimentos.
Como Fazer um Relatório de Visita Técnica Digital
Para implementar um relatório de visita técnica digital eficiente, recomendamos o uso de um sistema de gestão de equipes externas, como o Contele Teams.
Leia mais: Relatório de Visitas Personalizado para Equipes Externas do Básico ao Avançado
Esse sistema permite que o técnico registre informações diretamente no celular, e o gestor acesse os dados instantaneamente. Veja o passo a passo:
Defina o Conteúdo do Relatório
Antes de agendar as visitas, crie um formulário ou checklist que os técnicos preencham durante o atendimento. Essa padronização facilita o registro de todas as informações essenciais.
Exemplo: No Contele Teams, é possível personalizar o checklist com campos específicos para diferentes tipos de visita, como manutenção preventiva ou corretiva.
Agende as Visitas
O agendamento pode ser feito de duas maneiras no Contele Teams:
- Calendário de Visitas: permite agendar visitas manualmente ou de forma automática, otimizando tempo e recursos da equipe;
- Chamados via Contele Desk: centralize os chamados e organize as visitas automaticamente, facilitando o controle dos atendimentos.
Execução da Visita pelo Técnico
Com o Contele Teams no celular, o técnico visualiza todas as visitas agendadas e escolhe a rota mais eficiente.
Durante a visita, ele realiza o check-in, preenche o formulário personalizado e coleta a satisfação do cliente, que avalia o atendimento com uma nota de 0 a 5.
Funcionalidades adicionais:
- Registro de ferramentas e produtos utilizados;
- Coleta de assinatura digital do cliente;
- Envio do relatório ao cliente por e-mail ou WhatsApp.
Visualização do Relatório
Após a conclusão da visita, o gestor acessa o relatório completo na plataforma do Contele Teams. O sistema permite filtrar os relatórios por técnico, cliente e tipo de serviço, facilitando o acompanhamento dos atendimentos.
Benefícios da visualização digital:
- Controle total sobre as visitas realizadas;
- Facilidade de acesso a informações detalhadas;
- Filtros que agilizam a busca por relatórios específicos.
Benefícios de Usar um Relatório de Visita Técnica Digital
A digitalização proporciona diversos benefícios para as equipes externas, como:
- Agilidade e Eficiência: elimina o uso de papel e acelera o registro dos dados;
- Acesso em Tempo Real: permite que o gestor acompanhe os atendimentos em tempo real, facilitando a tomada de decisões;
- Redução de Burocracia: simplifica o trabalho do técnico, que não precisa retornar à empresa para entregar documentos;
- Organização e Segurança: Os relatórios ficam armazenados de forma segura na nuvem, acessíveis a qualquer momento.
Comece a Utilizar o Relatório de Visita Técnica Digital Hoje Mesmo
A digitalização do relatório de visita técnica é essencial para empresas que buscam eficiência e organização. Com o Contele Teams, você transforma o modo como sua equipe realiza e documenta as visitas, aprimorando o controle e os resultados.
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