Convencer a diretoria a investir em um sistema de Gestão de Equipes Externas é o primeiro e um dos mais importantes passos que deve ser dado por você, Gestor de Equipes Externas.
Neste post, vamos passar um conteúdo valioso para aqueles que procuram por dicas e formas de como conseguir a aprovação da diretoria para investir em tecnologia na sua Equipe Externa.
Durante mais de 6 anos ouvindo e trocando experiências com outros gestores, pude perceber quais são as maiores objeções da direção de uma empresa para investir em um sistema de gestão de equipes.
Primeiro, precisamos entender o seguinte: Diretor age de maneira racional.
Toda decisão tomada dentro de uma empresa, é feita em cima de dados e informações comprovadas.
A aquisição de um serviço ineficaz dentro de uma empresa pode não gerar resultados, ou pior, baixar a produtividade da equipe externa.
Por estes motivos, separei 10 argumentos que você pode usar para convencer a sua diretoria a investir em um sistema de gestão de equipes externas.
1. Não precisa aumentar o tamanho da equipe externa.
Quando percebemos que a demanda de trabalho está aumentando, a primeira coisa que fazemos é contratar mais funcionários.
Quando resolvemos implantar tecnologia dentro da gestão, a produtividade dos colaboradores tende a aumentar, não necessitando assim, de mais contratação de pessoal.
O uso de um sistema elimina processos operacionais que o funcionário externo fazia antes, como utilizar Ordens de Serviços e checklists impressos.
Recentemente, conversei com o Renan, gestor da Orteb, que comprova esse argumento. Após implantar o Contele Gestor de Equipes na gestão, chegou a aumentar em 50% o número de visitas dos funcionários.
2. Diminui a ociosidade da equipe externa
Um dos recursos de um sistema de gestão de equipes externas, é saber a qualquer momento, onde o funcionário está e quantas visitas foram feitas no dia.
Por conta disso, o pensamento do colaborador muda. Ele passa a se preocupar em entregar mais resultados.
3. Leva os funcionários externos de volta para o campo
Pela falta de planejamento e estímulos, muitas equipes deixam de exercer seu trabalho em campo e acabam se acomodando em interagir com o cliente apenas por telefone.
Com um sistema de gestão, como o Contele Gestor de Equipes, o colaborador tem acesso a uma agenda de visitas para o mês todo, facilitando o seu trabalho.
4. Aumenta a qualidade da visita
Em equipes com mais de 10 colaboradores, é normal que se perceba grandes disparidades no desempenho de cada funcionário.
Isso se deve a uma falta de padronização nos processos das visitas, como por exemplo um script de vendas, apresentação, tempo da visita, etc.
No Contele Gestor de Equipes, você tem em mãos o tempo de duração de cada visita realizada, e essa informação pode servir como um indicador da qualidade da visita, onde você define o tempo de visita ideal.
Em um post para o blog, eu expliquei como padronizar sua equipe externa olhando para os colaboradores que trazem maiores resultados:
Pitch de Vendas Externas: 20% dos vendedores fazem 80% das vendas
5. Diminui o uso de papel na empresa
Diminuir o uso de papel na empresa significa aumentar a produtividade de todos os colaboradores.
Utilizar apenas documentos impressos, consome muito do tempo de todos, seja no preenchimento, digitalização ou na busca desse papel em arquivos.
Todos esses processos podem e devem ser feitos de maneira online, economizando tempo e aumentando a produtividade.
6. Roteiriza as visitas externas dos consultores
Dependendo da sua localização, o trânsito é um fator que pode acarretar negativamente no desempenho das suas visitas.
O Contele Gestor de Equipes apresenta uma função chamada Melhor Rota, onde o sistema escolhe a ordem dos locais de visitas e a rota mais eficiente.
Além do tempo de percurso, outros fatores são considerados, como: Distância, quantidade de desvio e trânsito atual.
7. Impede abusos no reembolso
Em equipes que trabalham com reembolso, podem acontecer casos onde o funcionário registra gastos que não são reembolsáveis, como por exemplo consumo de combustível utilizado para fins particulares.
Com um sistema de gestão de equipes externas, o seu funcionário registra o reembolso na hora, diretamente pelo aplicativo, e ainda especifica qual foi o tipo do gasto, eliminando assim abusos, intencionais ou não.
8. Diminui horas extras
Muitos gestores ainda quebram a cabeça com horas extras quando se trata da equipe externa.
Isso se deve ao fato de que, muitas empresas não registram a jornada de trabalho de funcionários externos, por conta do artigo 62 da legislação brasileira.
Utilizando um aplicativo, o funcionário externo registra o começo e fim da sua jornada de trabalho, além de registrar o check-in e check-out em cada visita realizada durante o dia.
9. Diminui a burocracia em cima do vendedor
Sua equipe externa ganha tempo se você criar um conjunto de rotinas, onde o funcionário preenche no celular itens como:
- Tempo de chegada e saída da visitas;
- Preenchimento de Formulários;
- Preenchimentos de Ordem de Serviços
Com esse tipo de rotina, o seu funcionário não precisa ficar indo e voltando para a empresa, você ganha tempo eliminando esse tipo de burocracia.
10. Evita retrabalho
Principalmente em equipes técnicas, é imprescindível que haja um checklist de verificações do que deve ser feito dentro de uma visita.
Dessa forma o colaborador não corre o risco de sair da visita e deixar de entregar um documento, assinar uma Ordem de Serviço ou até mesmo a não executar uma tarefa.
No aplicativo Contele Equipes, o colaborador tem em mãos um checklist digital que deve ser preenchido antes de finalizar uma visita, garantindo que o trabalho foi concluído.
Dica
Quando for apresentar esses argumentos para sua diretoria, é importante que seja feito da forma mais profissional possível.
Monte um slide, e destaque os argumentos que você sabe que a empresa precisa melhorar, mostre dados e garanta que assim a equipe externa aumentará os seus resultados.
Teste agora o Contele Gestor de Equipes
O Renan é um caso real de como a tecnologia pode elevar a produtividade da equipe externa diminuindo o uso de papel
Por conta disso, deixo um convite para você.
Caso você queira implantar um sistema de gestão de equipes externas e trazer bons resultados para a equipe, experimente gratuitamente o Contele Gestor de Equipes.
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