Gestão de Usuários em Equipes Externas: O Novo Padrão do Contele Teams

Olá, meus amigos. Tudo bem com vocês? Aqui é o Leonardo Gazolli.

Quem acompanha nosso trabalho sabe que eu respiro a gestão de equipes externas. Recentemente, durante a nossa Live de número 195, eu estava em um cenário um pouco diferente. Aproveitando as férias escolares de 2026, levei meu filho para um torneio de tênis de mesa e acabei conduzindo a transmissão direto do hotel. Mas, independentemente de onde eu esteja, o compromisso de trazer melhorias para quem tem equipe na rua não para.

Neste artigo, quero compartilhar com vocês os bastidores e os detalhes práticos do nosso novo módulo de usuários no Contele Teams. Como sempre debato com o Douglas, meu sócio e parceiro de desenvolvimento, a tecnologia é a maior alavanca para fazer uma equipe produzir mais com menos recursos. E tudo começa pela base: o cadastro de quem vai usar o sistema.

Conteúdo

Por que reestruturar o cadastro de usuários?

Se formos pensar na construção de um prédio, precisamos de um alicerce sólido. No contexto de um software de gestão, esse alicerce é o módulo de usuários. É a primeira tela que um gestor configura, onde se definem as permissões e se estrutura a hierarquia da operação.

Com o amadurecimento das operações externas e as demandas cada vez mais específicas que recebemos dos nossos clientes, percebemos que o cadastro antigo já não acompanhava a velocidade e a flexibilidade que o ano de 2026 exige. Havia limitações na personalização, na gestão de horários e até na usabilidade. Por isso, decidimos reconstruir essa base, preparando o terreno para futuras atualizações em outros módulos, como locais e atividades.

As principais novidades do Novo Módulo de Usuários

Durante a estruturação desse projeto, nosso foco foi reduzir a curva de aprendizado e dar autonomia ao gestor. Abaixo, detalho as mudanças mais significativas que já estão disponíveis.

1. Padronização visual e usabilidade

Um dos maiores desgastes para quem passa seis horas por dia em um sistema é lidar com um layout poluído ou inconsistente. Se cada tela funciona de um jeito, o custo de aprendizado da equipe sobe muito.

Nesta nova versão, trouxemos a mesma linguagem visual do nosso aplicativo mobile para o portal web. Agora, ao bater o olho na listagem, você identifica rapidamente quem é quem através de ícones (como as coroas douradas para administradores e prateadas para supervisores). Além disso, padronizamos a navegação: botões de filtro ficam sempre à esquerda no topo, e botões de ação à direita. Aprendeu a usar uma tela, aprendeu a usar o sistema inteiro.

2. Gestão de ativos, arquivados e ações em massa

Antes, lidar com o turnover ou com a reestruturação de equipes exigia um trabalho manual cansativo. Agora, introduzimos a separação clara entre usuários Ativos e Arquivados (substituindo o antigo termo “inativos”).

A grande vantagem prática aqui são as ações em massa. Você pode selecionar múltiplos usuários e, com um clique, arquivar, desarquivar, exportar relatórios ou atribuir etiquetas, carteiras e equipes de uma só vez. Para quem gerencia dezenas ou centenas de colaboradores, isso economiza horas de trabalho administrativo.

3. Fluxo de cadastro lógico e novos campos estratégicos

O fluxo de criação de um novo usuário foi totalmente redesenhado para seguir uma ordem lógica: primeiro a foto, depois o perfil, seguido pelos dados pessoais e técnicos. Além disso, adicionamos campos que preparam o sistema para integrações futuras:

Nível Técnico: Agora você pode classificar o colaborador (ex: Júnior, Pleno, Sênior, Analista). Se o nível não existir, basta digitar e criar na hora.
Veículo e Placa: Inserimos campos para vincular o veículo (ex: T-Cross) e a placa diretamente ao usuário, o que será fundamental para os próximos módulos de despesas e rotas.
Disponibilidade: Um indicador simples para saber se é possível fazer um agendamento para aquele colaborador naquele momento.
Vínculo de Endereço: É possível vincular o usuário a um local já existente na sua base ou criar um novo endereço (como a residência dele) diretamente na tela de cadastro, com geolocalização automática pelo CEP.

4. Governança e Segurança de Senhas

A segurança da informação é inegociável. Para atender desde pequenas operações até grandes corporações, estruturamos três níveis de governança de senhas:

Senha Simples: Para operações que exigem menos barreiras de acesso.
Senha Forte: Onde o sistema exige caracteres especiais, números e letras, validando a robustez.
SSO (Single Sign-On): Ideal para o ambiente corporativo. O usuário faz login no Contele Teams usando a própria conta da Microsoft, por exemplo. Se o colaborador for desligado e a conta Microsoft desativada pelo TI, o acesso ao Contele é bloqueado automaticamente.

5. Flexibilidade na jornada de trabalho (O fim da “buchinha” do sábado)

Nós tínhamos um desafio antigo no sistema: a dificuldade de configurar jornadas parciais, como trabalhar apenas no sábado de manhã (das 8h às 12h). Corrigimos isso. Agora, a configuração de horários é totalmente flexível por dia da semana.

Além disso, trouxemos diferenciações importantes sobre o uso do sistema fora do horário de expediente:

Bloqueio de Monitoramento: Bateu o fim do expediente (ex: 18h01), o aplicativo para de rastrear a localização do usuário no mapa.
Uso do App vs. Portal Web: Muitos clientes pediram e nós implementamos a possibilidade de bloquear ou permitir o uso do aplicativo mobile e do portal web de forma independente fora do horário de trabalho.
Profissionais PJ: Para prestadores de serviço onde o monitoramento de jornada não faz sentido (ou pode gerar passivo trabalhista), é possível simplesmente desabilitar a função de monitoramento para aquele usuário específico.

6. Regras de reembolso e períodos de ausência

O controle financeiro e de agenda ganhou duas travas muito solicitadas:

Limitação de Reembolso: Agora você pode limitar o lançamento retroativo e adiantado de despesas (como quilometragem). Por exemplo, é possível configurar para que o colaborador não consiga lançar um reembolso com data superior a 48 horas para trás, nem para dias futuros, mantendo a prestação de contas em dia.

Períodos de Ausência: Criamos uma gestão de férias, folgas e feriados. Você pode definir datas globais (ex: 25 de dezembro para toda a equipe) ou ausências individuais (ex: aniversário, licença médica, meio período). Isso reflete diretamente na agenda, impedindo que o gestor marque visitas para um técnico que está de folga.

E sobre as permissões de acesso?

Durante a live, recebemos perguntas sobre a criação de novas permissões. Como eu costumo dizer aqui na empresa: primeiro a gente abre a picada no mato para ver por onde as pessoas preferem passar; depois a gente constrói a calçada.

Neste primeiro momento do novo módulo, mantivemos a estrutura de permissões atual, que já atende a grande maioria das operações. No entanto, sabemos que existe a necessidade de uma matriz de permissões mais sofisticada e granular. Isso está no nosso radar de curto/médio prazo. Nosso objetivo para este ano é entregar um sistema extremamente robusto, e vamos evoluir essa parte assim que o alicerce estiver 100% consolidado.

Conclusão

Gerenciar uma equipe externa exige lidar com imprevistos diários. O papel do sistema de gestão não é ser mais uma dor de cabeça, mas sim uma ferramenta que organiza a casa e dá clareza sobre a operação. Esse novo módulo de usuários foi desenhado ouvindo as dores reais de quem está na linha de frente.

Espero que essas atualizações facilitem a rotina de vocês. A tecnologia está aí para nos servir, e nosso trabalho é traduzir isso em botões, telas e relatórios que funcionem de verdade.

Perguntas Frequentes (FAQ)

1. Posso configurar horários diferentes para cada dia da semana?

Sim. O novo módulo permite configurar horários de início e fim específicos para cada dia. É possível, por exemplo, configurar uma jornada das 08h às 18h de segunda a sexta, e das 08h às 12h aos sábados.

2. Como funciona o bloqueio de aplicativo fora do horário?

Você pode configurar o sistema para impedir que o colaborador acesse o aplicativo mobile fora do seu horário de expediente cadastrado. Além disso, o rastreamento de localização é interrompido automaticamente ao fim do horário de trabalho.

3. Posso usar o sistema para gerenciar prestadores de serviço (PJ) sem rastrear a localização?

Com certeza. No perfil do usuário, você tem a opção de desabilitar completamente o monitoramento de localização, adequando o uso da ferramenta para prestadores de serviço terceirizados.

4. O que acontece se eu cadastrar um “Período de Ausência” para um funcionário?

Ao registrar uma ausência (como férias, folga ou atestado) para um colaborador, o sistema entende que ele está indisponível. Isso ajuda a evitar que supervisores ou o time de backoffice agendem visitas ou tarefas para aquele profissional no período em que ele estará fora.

Se você quer entender na prática como essas e outras funcionalidades podem otimizar a sua operação externa, te convido a conhecer mais sobre a nossa solução.

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