Sistema de Controle de Visitas: Eleve a Produtividade na Gestão

Um sistema de controle de visitas é a solução ideal para gestores que precisam otimizar o gerenciamento de equipes externas e aumentar a produtividade. Se você é um desses gestores e está cansado de enfrentar dificuldades com o controle de visitas, está na hora de adotar uma solução que traga mais eficiência e precisão ao seu processo.

Neste artigo, você entenderá como essa tecnologia pode transformar a produtividade da sua equipe externa, eliminando o uso de planilhas manuais e garantindo um acompanhamento preciso das atividades realizadas no campo.

O Desafio de Gerenciar Visitas de Equipes Externas

Imagine a seguinte situação: sua equipe de vendedores ou técnicos está na rua o dia todo, e você precisa saber quantas visitas eles fizeram, quanto tempo passaram em cada cliente e qual foi o resultado dessas visitas. 

Muitas empresas ainda gerenciam essas informações de maneira manual, usando planilhas de Excel ou relatórios que, na maioria das vezes, dependem da memória do funcionário.

Mas seremos sinceros: quantos de nós lembramos de todos os detalhes do que fizemos ontem? E confiar nessa imprecisão pode levar a erros que comprometem a eficiência da sua operação.

É aí que entra a necessidade de um sistema de controle de visitas, que automatiza todo esse processo e elimina as falhas humanas. A tecnologia vem para simplificar a gestão e te dar o controle total sobre o que está acontecendo no campo, em tempo real.

Como Funciona um Sistema de Controle de Visitas

Quando falamos de otimizar o controle de visitas, o primeiro passo é entender como um sistema desse tipo pode beneficiar tanto o gestor quanto o colaborador externo. E a boa notícia é a solução ser mais simples do que parece.

Com um sistema de controle de visitas, o colaborador externo utiliza um aplicativo no smartphone que registra automaticamente todas as informações necessárias durante as visitas. E o melhor: sem isso atrapalhar sua rotina de trabalho.

Aqui estão as principais funcionalidades que você encontra em um sistema moderno:

• Check-in automático: ao chegar no local da visita, o colaborador realiza um check-in no aplicativo, que registra o horário, a localização (latitude e longitude) e garante a precisão das informações. Você sabe exatamente onde e quando a visita foi realizada;
• Formulários digitais e fotos: durante a visita, o colaborador pode preencher formulários personalizados e tirar fotos, registrando tudo o que aconteceu. Isso facilita o envio de um relatório detalhado para o gestor, e também funciona como uma prova do serviço prestado;
• Roteirização inteligente: o sistema permite que o colaborador planeje as rotas do dia eficientemente, utilizando o Google Maps. Isso reduz o tempo de deslocamento e aumenta o número de visitas que podem ser realizadas em um único dia;
• Relatórios em tempo real: quando a visita termina, as informações são enviadas automaticamente para o painel do gestor. Você pode acompanhar em tempo real quem fez a visita, quanto tempo durou, o status (completa, recusada) e analisar os formulários preenchidos e as fotos tiradas.

Sistema de Controle de Visitas com o Contele Teams

O Contele Teams é uma solução completa para o gerenciamento de equipes externas, trazendo eficiência e controle em tempo real das visitas realizadas. Tudo pode ser gerido diretamente pelo aplicativo, o que facilita a rotina dos colaboradores e melhora a visibilidade dos gestores.

Ao acessar o aplicativo, o colaborador se depara com sua agenda de visitas, integrada ao Google Maps para uma roteirização inteligente. Isso significa que o planejamento das rotas é otimizado, permitindo mais visitas em menos tempo.

Durante a visita, o colaborador realiza o check-in automático, que registra o horário e a localização precisa.

Além disso, ele pode preencher formulários personalizados e tirar fotos diretamente pelo app, garantindo que todas as informações necessárias sejam registradas de forma prática e eficiente. Esses formulários podem ser configurados tanto para coletar feedbacks do cliente quanto para uso interno, como checklist de serviços prestados.

Ao finalizar a visita, o colaborador realiza o check-out, assina a Ordem de Serviço digital, e todas as informações são automaticamente enviadas ao sistema de gestão.

Relatórios em Tempo Real: Gestão Eficiente com o Contele Teams

Toda vez que uma visita é concluída, os dados são enviados em tempo real para o Contele Teams, o painel de controle do gestor. Isso permite acompanhar cada detalhe das visitas, como:

• Quem realizou a visita;
• Dia e horário de cada check-in e check-out;
• Status da visita (completa, recusada, etc.);
• Formulários preenchidos e fotos tiradas.

Essas informações são apresentadas em relatórios de fácil visualização, oferecendo ao gestor uma visão clara da performance da equipe e das atividades realizadas no campo. Além disso, o sistema oferece uma ferramenta fundamental para o resgate de clientes que não foram visitados por um certo período, ajudando a recuperar oportunidades de vendas ou prestação de serviços.

Como um Sistema de Controle de Visitas Melhora sua Gestão

Você pode estar se perguntando: “Mas como esse sistema vai me auxiliar no dia a dia da gestão?”. 

A resposta é simples: eficiência e controle. Quando você adota uma ferramenta que automatiza o processo de registro e acompanhamento das visitas, ganha tempo e precisão na análise dos dados.

Aqui estão alguns dos principais benefícios:

• Acompanhamento detalhado: ao invés de esperar por relatórios manuais no final do dia ou da semana, você tem acesso a todas as informações em tempo real. Isso permite que você tome decisões rápidas e tenha uma visão clara do que está acontecendo no campo;
• Resgate de clientes inativos: o sistema também permite que você identifique clientes que não foram visitados por um período, ajudando a resgatar esses contatos e evitar a perda de oportunidades de venda ou prestação de serviço;
• Otimização de rotas e tempo: a roteirização inteligente permite que sua equipe externa faça mais visitas em menos tempo, reduzindo os custos operacionais e aumentando a produtividade;
• Eliminação de planilhas manuais: adeus às planilhas de Excel! Um sistema automatizado elimina o retrabalho de preencher formulários manualmente e garante que os dados registrados sejam precisos.

Dê o Próximo Passo: Automatize o Controle de Visitas da sua Equipe

Se você quer aumentar a produtividade da sua equipe externa e ter um controle total sobre as visitas realizadas, é hora de adotar um sistema de controle de visitas. 

Essa tecnologia não só facilita a rotina dos colaboradores, como também te dá a segurança de que as informações que você está recebendo são precisas e atualizadas.

Além disso, um sistema assim pode identificar oportunidades de melhorar o atendimento ao cliente e resgatar contatos que poderiam ser perdidos por falta de acompanhamento.

Então, que tal dar o próximo passo e testar essa solução? Experimente agora mesmo um sistema de controle de visitas e veja como ele pode transformar a forma como você gerencia sua equipe externa.

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