Sistema para Abertura de Chamados Grátis para Equipes Externas

Se você ainda gerencia chamados por telefone ou WhatsApp, saiba que há uma maneira simples e gratuita de melhorar esse processo: usar um sistema para abertura de chamados digital.

Neste artigo, mostraremos como criar um sistema de chamados gratuito, acessível e eficiente, que pode transformar a gestão de suas equipes externas.

Conheça também uma solução prática usando o Google Forms, ideal para quem precisa organizar melhor o fluxo de atendimentos e otimizar a produtividade.

Por que usar um sistema para abertura de chamados?

Conforme a sua empresa cresce, o número de chamados tende a aumentar, e é normal que a gestão desse fluxo se torne mais complexa. 

Imagine que sua equipe externa, que antes atendia 10 chamados por dia, agora atende 20 ou até 30. Se continuar gerenciando tudo manualmente, você arrisca perder informações importantes, atrasar atendimentos e comprometer a qualidade do serviço.

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Com um sistema para abertura de chamados, você centraliza as solicitações dos clientes, organiza as etapas e melhora o controle de todas as operações. 

Isso não só facilita o acompanhamento dos chamados, mas também garante que sua equipe tenha todas as informações necessárias para resolver o problema rapidamente.

Agora, vamos ao que interessa: como montar o seu sistema de abertura de chamados grátis?

Como criar seu sistema de abertura de chamados grátis

A melhor parte desta solução é que ela pode ser feita com ferramentas que você já conhece e utiliza no dia a dia, como o Google Forms.

Com essa plataforma gratuita, você pode criar um formulário personalizado onde seus clientes poderão abrir chamados de forma simples e rápida. Veja o passo a passo:

1. Criando o formulário no Google Forms

O primeiro passo é criar um formulário que seja fácil de preencher pelos seus clientes e que contenha todas as informações necessárias para que sua equipe externa atue da melhor forma possível.

Aqui estão os campos essenciais que você deve incluir:

• E-mail de contato: para manter comunicação clara e registrar atualizações;
• Telefone/WhatsApp: para contato rápido e direto;
• Assunto: uma breve descrição do problema;
• Descrição do chamado: detalhamento do problema, como datas, locais e outras informações relevantes;
• Anexos: permita que o cliente envie fotos ou áudios, facilitando o diagnóstico pela equipe.

Após configurar o formulário, você poderá compartilhar o link diretamente com seus clientes. Se preferir, pode até incorporar o formulário no site da sua empresa para os clientes acessarem facilmente.

2. Gerenciando os chamados

Com o formulário pronto e em uso, a gestão dos chamados se torna mais simples. Basta entrar na aba de respostas e clicar em criar uma planilha, assim todas as informações enviadas pelos seus clientes serão registradas automaticamente em uma planilha do Google Sheets, onde você poderá acompanhar os chamados em tempo real.

Para gerenciar esses chamados, recomendamos adicionar algumas colunas extras na planilha, como:

• Atendente: quem será o responsável por resolver o chamado;
• Status do retorno: se o cliente já recebeu um retorno;
• Técnico responsável pela visita: quem vai até o local para resolver o problema;
• Data da visita: quando o problema será resolvido.

Com essas informações organizadas, sua equipe terá mais controle sobre cada chamado, melhorando a eficiência do atendimento e garantindo que nenhuma solicitação seja esquecida.

Dicas para melhorar o sistema

Para garantir que seu sistema funcione da melhor forma possível, aqui estão algumas dicas práticas:

• Personalize o formulário: adicione o logo da sua empresa, ajuste as cores e deixe o formulário com a cara da sua marca;
• Use um QR Code: gere um QR Code com o link do formulário e compartilhe com seus clientes. Assim, eles podem abrir chamados diretamente, através de um simples escaneamento;
• Aprimore a planilha: utilize listas suspensas e formatação condicional no Google Sheets para facilitar a visualização e o acompanhamento dos chamados.

Vantagens de usar um sistema para abertura de chamados online

Ao adotar um sistema para abertura de chamados digital, sua empresa ganha agilidade e organização. Entre os principais benefícios, estão:

• Centralização das solicitações: todas as informações ficam em um único lugar, facilitando o controle e o acompanhamento dos chamados;
• Automatização do processo: a planilha atualiza automaticamente as novas solicitações, economizando tempo e evitando falhas manuais;
• Facilidade de uso: seus clientes poderão abrir chamados de maneira rápida e prática, melhorando a experiência de atendimento.

Baixe o modelo gratuito de sistema para abertura de chamados

Quer facilitar ainda mais o processo com um sistema para abertura de chamados? Estamos disponibilizando um modelo gratuito de sistema para abertura de chamados para você. Com ele, você pode começar a utilizar o Google Forms imediatamente, sem precisar configurar tudo do zero.

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