Como usar IA na Gestão de Despesas para Equipes Externas

Você já se sentiu sobrecarregado ao tentar gerenciar os reembolsos de despesas de sua equipe externa? Conferir manualmente notas fiscais e tickets pode consumir horas preciosas do seu dia, além de ser uma tarefa suscetível a inúmeros erros. Mas, e se eu te dissesse que é possível usar IA (Inteligência Artificial) na gestão de despesas?

Neste post, vamos explorar as possibilidades que a inteligência artifical pode trazer no presente.

Problemas comuns na gestão de despesas

Conferir manualmente cada nota fiscal e ticket de despesa é uma tarefa árdua. As dificuldades incluem:

• Fotos de baixa qualidade
• Notas fiscais amassadas
• Informações manuscritas difíceis de ler

Apesar da tecnologia OCR ser capaz de escanear documentos, caso a foto esteja ruim, ele vai gerar valores incorretos.

Um número mal interpretado ou uma soma incorreta pode causar problemas financeiros tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Além disso, o tempo investido nessa gestão poderia ser melhor utilizado em atividades mais produtivas e estratégicas.

Caso real de como a inteligência artificial pôde ajudar na gestão de despesas de uma empresa

Hoje, posso falar disso com propriedade porque eu vivencio as dores de equipes externas diariamente.

Como CEO do Contele Teams, eu acompanho de perto os desafios que meus clientes enfrentam.

E um deles estava com problemas na sua gestão de reembolso, mais especificamente, na validação de despesas.

O que acontecia: as despesas que os funcionários registravam era diferente do que constava na nota fiscal. Ou seja, não havia segurança nas informações.

Por isso, eu envolvi o CTO da Contele – e especialista em inteligência artificial -, Marco Antônio, para encontrar uma solução para esse desafio.

Integrando o ChatGPT na gestão de despesas

Atualmente, o ChatGPT é uma das ferramentas mais poderosas de inteligência artificial do mundo.

No entanto, mais do que as respostas que ele te entrega, algo mais valioso é o seu processamento de dados.

O ChatGPT-4 tem uma capacidade incrível de analisar grandes volumes de dados, como por exemplo uma planilha com lançamentos de gastos da equipe.

E foi seguindo essa linha de raciocínio que o Marco passou o trabalho de validar despesas para o ChatGPT.

Como foi feita a validação de dados?

Para que o ChatGPT pudesse validar os dados, foi necessário realizar o seguinte processo:

1. Exportar os lançamentos de reembolso que contivesse o valor registrado da despesa + url da foto tirada para uma planilha do Google;
2. Conectar a planilha com a API da OpenAI (empresa do ChatGPT)
3. Rodar o comando de validar os reembolsos.

Em cada linha, o ChatGPT cruzou o valor das despesas com as fotos anexadas. Após a leitura completa da planilha, ele preencheu três colunas novas:

1. Confiança: Marcava como “alta” ou “baixa” o grau de confiança da análise daquela linha. Se marcado como “baixa”, por exemplo, pode ser um sinal que a despesa na foto estava irreconhecível.
2. Necessita conferência manual: Aqui ele marcava como sim ou não. Caso marcado como “não”, o gestor não precisa verificar se o valor está correto.
3. Retorno da inteligência artificial: Em extenso, a IA respondia qual que era o valor correto.

Que resultado a IA trouxe para a empresa?

No nosso exemplo, analisamos 130 reembolsos, que somados, dava mais de 19 mil reais.

Com a validação da inteligência artificial, identificamos erros e atualizamos o valor para 15 mil reais.

Porém, o maior ganho que essa empresa teve não foi com a economia de dinheiro, mas sim de tempo.

O que o gestor levaria dias para validar manualmente, agora ele leva no máximo 2 horas em uma semana.

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