Formulários para Equipes Externas: Crie Ações Automáticas e Receba Alertas no Celular

Você sabia que é possível receber alertas no celular, a partir dos formulários para equipes externas, preenchidos em visitas? Neste post, vou conversar com o CTO da Contele, Marco Antônio, e mostrar como formulários podem gerar uma notificação para o gestor tomar uma ação rápida.

Quantas visitas sua equipe externa faz?

Você já parou para pensar quantas visitas a sua equipe externa faz por dia, semana e mês? Se você é um gestor que acompanha os indicadores, essa resposta é fácil de dar.

Agora, imagine o quanto de tempo é gasto em cada visita ao realizar tarefas operacionais e desgastantes.

Muitos sistemas não saberão te dar a resposta. Realmente, é um indicador muito difícil de calcular, porém as ações operacionais estão no dia a dia, como:

• Responder e-mails;
• Fazer envio de ordem de serviço;
• Telefonar para o gestor para reportar uma situação;
• E muito mais.

Em uma visita externa, existem inúmeras situações que podem desencadear em outras ações, como uma nova visita, ou o envio de uma ordem de serviço digital, por exemplo.

Vamos imaginar um exemplo de uma equipe técnica que realiza manutenções em ar condicionado.

Um técnico foi acionado para realizar a manutenção em um cliente, porém na visita, ele percebe que o problema só será resolvido com uma peça que ele não tem em mãos.

O técnico precisará registrar no checklist todas as observações, passar um feedback ao cliente, conversar com o gestor, e só depois agendar uma visita para resolver o problema.

Através de uma automação nos formulários para equipes externas, é possível eliminar esse consumo de tempo, e entregar um trabalho melhor para o seu cliente.

Como receber alertas e ações automáticas pelo Formulário do Contele Teams

Antes de explicar como é feita a automação, vamos mostrar como funciona na prática.

Na imagem abaixo, você verá uma pergunta de formulário de uma empresa que cuida de piscinas:

Em destaque, estão os padrões ideais que a água de uma piscina devem estar, e como visto, a piscina que o colaborador vistoriou estava fora dos padrões.

Se ela estivesse nos parâmetros ideais, o colaborador concluiria a visita e ela acabaria ali. Como não é o caso, ao concluir a visita, será enviado um alerta por e-mail e WhatsApp para o gestor de equipes externas, informando a situação daquela visita.

Esse tipo de alerta é muito importante para essa empresa, visto que afeta a saúde dos banhistas do local e por isso, uma ação precisa ser tomada de imediato.

E o melhor dessa automação, é que o funcionário não precisou ligar, escrever ou esperar para avisar o gestor da situação, resolvendo tudo mais rapidamente.

Para cada resposta, o gestor pode configurar uma ação diferente, tornando o processo muito mais inteligente.

Como criar automações no Contele Teams?

As automações nos formulários para equipes externas do Contele Teams foram feitas através do Zapier, integrador de sistemas que já comentamos aqui no blog.

A partir do Zapier, você determina um “gatilho” em um sistema (enviar um formulário, por exemplo), para uma ação ser realizada em outro aplicativo (resposta do formulário será enviado para o WhatsApp).

O Zapier faz integrações com mais de 3.000 aplicativos, incluindo os aplicativos do Google, Facebook, Pipedrive e muito mais.

Para quem deseja experimentar o Zapier, ele possui um plano gratuito e várias outras opções em seu site.

Quero automatizar as tarefas da minha equipe externa

Um medo que muitos tem é que a implementação de tecnologia vai tirar o emprego das pessoas.

Mas, no caso dos nossos clientes, a tecnologia apenas simplifica sua rotina e aumenta sua produtividade, eliminando as tarefas repetitivas do dia a dia.

Aproveita que o Contele Teams possui um teste gratuito, e experimente. Além dos formulários, o sistema possui uma série de recursos para sua equipe externa, como:

• Roteirizador de visitas;
• Agendamento em massa de visitas;
• Controle de reembolso;
• Controle da jornada de trabalho;
• Entre outras funcionalidades.

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