Gestão de Equipe Externa Automatizada: O Gestor tem que dar o primeiro passo

Você é gestor de equipes e quer dar o primeiro passo para ter sua equipe externa automatizada?

Neste post, vou mostrar como é importante dar o primeiro passo para inserir tecnologia, e depois, construir uma integração entre sistemas e como isso vai turbinar a sua equipe externa:

Cenários comuns ao se pensar em automação

Durante os últimos anos, eu percebi a movimentação de empresas em querer mudar os seus processos internos.

Cheguei inclusive a ouvir de clientes do Contele Teams, um sistema de gestão de equipes externas, que eles sentiam a necessidade de automatizar certas tarefas.

Por conta disso, fomos atrás e adquirimos know how para expandir essas funções e conhecimento para o máximo de gestores possíveis.

Os cenários mais comuns que vejo de empresas procurando automatizar a equipe externa, é:

Empresas totalmente analógicas

Este caso se trata daquelas empresas que por muito tempo se mantiveram totalmente “à moda antiga”, que não acompanhou quando aconteceu o boom tecnológico e agora está correndo atrás do prejuízo.

Essas empresas buscam em um só momento automatizar tudo de uma vez.

Porém, não é tão simples assim, simplesmente porque não tem como fazer tudo ao mesmo tempo, e se você tentar, vai se atrapalhar.

Por conta disso, é necessário você se organizar baseado nas seguintes dicas:

1. Cronogramas e metas

Evolua aos poucos, trace metas alcançáveis, sempre uma por uma.

“No momento, qual é o processo mais importante que você quer automatizar na equipe externa?”

Tenha em mente essa pergunta quando for realizar o cronograma.

Leia também: Como Implantar um Sistema de Equipes Externas e Alcançar o Sucesso

2. Integração entre sistemas

Infelizmente, não existe um software que atende todas suas necessidades em um só lugar.

Dentro de uma gestão de equipes, você vai precisar de:

• Sistema de gestão de equipes externas;
• Sistema de CRM;
• Ferramentas do Google; 
• Entre outros;

Por isso, na hora de escolher um sistema, eu aconselho contratar um que tenha integração com outros softwares.

A integração possibilita o envio de informações entre sistemas muito mais rápido, eficaz e sem “gambiarras” que poderiam falhar em um momento.

O Contele Teams, por exemplo, é um sistema de gestão de equipes externas que integra-se com mais de 3.000 aplicações diferentes como: 

• Gmail;
• Sistemas de CRM;
• Ferramentas do Google;
• E muito mais.

Leia também: Data Driven na Gestão de Equipes Externas NA PRÁTICA

3. Recursos para equipe de TI desenvolver API’s

Caso a empresa em que trabalha tenha orçamento, eu aconselho fortemente a investirem em uma equipe de desenvolvedores.

Mas como uma equipe de desenvolvimento pode ajudar a tornar a equipe externa automatizada?

Vamos supor que você já utilize um software na gestão, porém ele não tem integração com um outro sistema que você queira utilizar.

Por meio de APIs (Interface de Programação de Aplicações) desenvolvidas pela equipe de TI, é possível fazer com que estes dois softwares sejam integrados.

Dessa forma, você vai possuir softwares feitos exclusivamente para sua equipe externa.

Caso a sua empresa não tenha recursos para isso, você pode contratar integradores de sistema como o Zapier.

Por meio dele, você vai poder criar integrações e automatização de tarefas com mais de 3.000 aplicativos. 

Exemplo de automação

Imaginamos que você como gestor, queira que seja avisado quando um funcionário externo termine de realizar uma visita.

Com o Zapier, você pode configurar que assim quando o funcionário der check-out no Contele Equipes, esta informação seja enviada diretamente para o seu e-mail.

Simples e rápido.

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