Como montar um cronograma de manutenção preventiva para equipes técnicas

Sua equipe técnica visita clientes para consertar equipamentos? Se a resposta for sim, um cronograma de manutenção preventiva pode evitar muito retrabalho no futuro.

No entanto, muitos gestores ainda enfrentam dificuldade em manter esse processo funcionando.

Por isso, vou te passar dicas para colocar isso em prática e otimizar o tempo da sua equipe.

Qual é a importância da manutenção preventiva?

A manutenção preventiva é importante para evitar falhas inesperadas e prolongar a vida útil dos equipamentos.

Afinal, existem negócios que a falha de um único equipamento pode representar um prejuízo milionário.

Imagine acontecer uma falha em uma linha de montagem de carros. Se isso acontecer, pode dar adeus a esse cliente.

Ao implementar um cronograma bem feito, você reduz a quantidade de chamados emergenciais e aumenta a satisfação do cliente.

Que tipo de empresa precisa de um cronograma de manutenção preventiva?

Toda empresa que realiza serviços de instalação e reparos precisa de um cronograma de manutenção preventiva.

Entre os segmentos de empresas que precisam dele, estão:

• Indústrias de Manufatura (maquinário e linhas de montagem);
• Empresas de Serviços de TI (Servidores e redes);
• Setor de Saúde (máquinas de ressonância e ultrassom, por exemplo);
• Construtoras (escavadeiras);
• Climatização e Refrigeração (ar condicionado).

Uma empresa de climatização, por exemplo, pode usar o cronograma para verificar filtros e sistemas elétricos em uma visita.

Percebe que, dessa forma, o funcionário consegue fazer um serviço muito mais completo?

Passo a passo de como criar um cronograma de manutenção

1 – Comece identificando os seus equipamentos

Primeiramente, se pergunte: quais são os equipamentos que sua empresa trabalha? Quantos estão em estoque e com clientes?

Além disso, certifique-se de registrar:

• Marca
• Modelo
• Ano de fabricação
• Histórico de manutenções anteriores

Ter essas informações acessíveis e organizadas facilita o trabalho da sua equipe técnica, permitindo uma abordagem mais precisa e eficiente durante as visitas.

2 – Defina a Periodicidade das Manutenções

Cada equipamento possui uma frequência de manutenção diferente.

Analisar o uso de cada equipamento pode te ajudar a definir a periodicidade ideal, que pode ser:

• Mensal;
• Trimestral;
• Semestral.

3 – Priorize os seus clientes

Você pode usar – e combinar – dois critérios para priorizar clientes:

• Priorizar pelos clientes mais antigos e pontuais nos pagamentos;
• Priorizar pelos clientes com equipamentos que ofereçam um risco maior caso haja uma falha.

Por exemplo: consertar uma câmara fria é mais urgente do que consertar um ar condicionado de um escritório.

Para essa tarefa, é preciso ser analítico e usar o bom senso.

4 – Organize a agenda da sua equipe técnica

Uma agenda bem organizada é fundamental para a eficiência das suas visitas.

Planeje suas atividades mensais considerando a logística e o deslocamento.

Além disso, sempre comunique-se com o cliente com antecedência para garantir que eles estejam disponíveis no horário agendado.

5 – Mantenha tudo organizado em relatórios

Documente cada visita com fotos e relatórios do que foi realizado nela, e envie esses relatórios para os clientes mensalmente.

Isso não só demonstra profissionalismo, mas também evita questionamentos sobre a qualidade do serviço prestado.

6 – Amarre todo esse processo com tecnologia

A tecnologia é uma aliada poderosa na gestão de manutenção preventiva.

Utilize sistemas e aplicativos para gerenciar ordens de serviço e checklists digitais.

Isso facilita o acompanhamento das tarefas e garante que nenhum item seja esquecido.

Um aplicativo bem integrado permite que seus técnicos registrem tudo em tempo real, aumentando a precisão e a eficiência.

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Além disso, o funcionário consegue gerar ordens de serviço com as informações que ele registrou no cliente.

Isso garante precisão nos registros, facilita o acompanhamento e melhora a comunicação com os clientes.

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