Como Automatizar a Gestão de Reembolso por KM Rodado da sua Equipe Externa

Cada vez mais, precisamos parar de perder tempo com ações que já existem alternativas mais modernas de serem feitas. No post de hoje, vou ensinar a como automatizar a gestão de reembolso por km rodado da sua equipe externa.

Registro do reembolso por KM Rodado na maioria das equipes externas

Com informações cada vez mais acessíveis, é difícil encontrar um gestor que não saiba que é possível automatizar tarefas que antes eram feitas manualmente.

Mas, mesmo com esse conhecimento, eles não buscam implementar essas melhorias, causando assim, o engessamento da gestão da sua equipe externa.

Na minha época de vendedor externo, eu registrava os clientes que eu visitava e a distância percorrida por uma planilha do Excel. Ainda me lembro da dor de cabeça que era ter que lembrar de cada local visitado.

20 anos depois, vejo muitas equipes externas fazendo o mesmo processo que eu fazia, porém com o Google Planilhas.

Por mais que seja possível usar o Google Planilhas no celular, isso não elimina o trabalho do funcionário externo ter que alimentar dezenas de linhas numa planilha.

Por outro lado, no fim do mês o gestor precisará preparar relatórios e enviar para o financeiro liberar os reembolsos, gastando horas do seu dia para isso.

Com isso, surge a necessidade de automatizar a gestão de reembolso por km rodado. 

Gestão de reembolso pelo Contele Gestor de Equipes

Se fazendo a gestão de reembolso manual é necessário realizar todo o processo dito acima, com o Contele Gestor de Equipes você só precisa se preocupar em fazer as primeiras configurações.

Só é possível a gestão de reembolso ser automática pelas duas frentes do Contele Teams:

1. Sistema do gestor: Pelo computador, o gestor configura o sistema, e acompanha as visitas da equipe externa;
2. Aplicativo da equipe externa: No aplicativo Contele Teams, o funcionário externo recebe uma lista com as visitas que precisa fazer, com formulários e outros itens que devem ser preenchidos em cada cliente.

Como o Reembolso é calculado automaticamente?

Por padrão, o cálculo do reembolso por km rodado acontece entre o primeiro e último check-in do dia. O check-in é feito toda vez que um funcionário externo chega no cliente, onde após concluir a visita, é feito um check-out.

Porém, para o reembolso ser contabilizado, a equipe externa precisa seguir a rota que o gestor calculou, quando ele agendou as visitas.

Se um desvio de rota é feito, o reembolso não se contabiliza naquele trecho.

Por que o reembolso é calculado dessa forma?

O reembolso considera apenas a rota passada pelo gestor, porque esta é a rota para o cliente.

Os desvios podem sinalizar que o funcionário passou em outro local para fins pessoais, e por conta disso, a empresa não deve arcar com esses custos.

Relatório de Reembolso

A rota que o funcionário faz é integrada ao Relatório de Reembolso.

Neste Relatório, você terá os gastos totais e individuais da sua equipe externa, apresentando informações como:

• Distância percorrida;
• Reembolso por km rodado;
• Reembolsos avulsos;
• Total a ser pago.

Ao olhar o relatório detalhado de cada usuário, você pode imprimir aquele relatório e adicionar dados do funcionário, como a conta bancária para a empresa depositar o reembolso.

Eu quero automatizar a gestão de reembolso da minha equipe externa

Além de eliminar horas de tarefas operacionais, o Contele Teams garante que você reembolse um valor justo para os seus colaboradores, o que geralmente resulta em uma redução de custos.

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